10 funksjoner av en administrativ assistent

De Funksjoner av en administrativ assistent De er assistanse- og akkompagnementoppgaver til de normale aktivitetene som er utviklet av et selskap. Derfor er de grunnleggende for effektiv funksjon av det samme.

Disse aktivitetene er vanligvis varierende i henhold til forretningsområdet i selskapet der de jobber. For eksempel, i spesialiserte kontorer som jusstudier, har deltakere vanligvis spesifikk opplæring for utførelsen av visse aktiviteter.

Imidlertid er det funksjoner som er felles for alle områder som vanligvis dreier seg om distribusjon og administrasjon av informasjon på kontoret. Dette inkluderer dokumenthåndtering, filer og arrangementorganisasjon.

Men disse aktivitetene kan bli mye bredere. Ved noen anledninger må administrative deltakere også håndtere behandling av regnskapsinformasjon og til og med garantere driften av selskapets teknologiske ressurser.

Hovedfunksjoner til en administrativ assistent

1- Dokumenthåndtering

En av hovedfunksjonene til en administrativ assistent er å hjelpe kontormedlemmer med dokument- og filhåndtering.

Vanligvis er denne oppgaven relatert til lagring, organisering og administrasjon av filer. Imidlertid kan det ved visse anledninger også være nødvendig å skrive, redigere og gjennomgå dokumenter.

I noen selskaper blir de til og med bedt om å ta av kort eller notater og registrere protokollen fra møtene som finner sted.

I noen tilfeller, for eksempel når det gjelder en advokater, er det nødvendig med spesialisert opplæring for å oppfylle disse funksjonene: Den administrative assistenten må forstå terminologien og juridiske prosedyrer.

På den annen side trenger administrative assistenter som jobber innen medisinens felt forskjellig kunnskap. De må ha nødvendig opplæring for behandling med pasienter og lesing av medisinske rapporter.

2- Hendelsesplanlegging

Office Event Planning er også vanligvis ansvaret for administrative deltakere. Størrelsen på dette ansvaret kan være variabel i henhold til størrelsen på selskapet.

Et arrangement kan ganske enkelt være et styre eller en forretningslunsj, men det kan også være en større kongress eller forretningsparti. I begge tilfeller må assistenten administrere alle kriteriene relatert til hendelsen.

Dette inkluderer å kontakte leverandører, foreta reservasjoner, velge menyer og dekorasjon. Men det inkluderer også å kontakte, invitere og bekrefte de fremmøtte, foredragsholdere og foredragsholdere i tilfelle dette er nødvendig.

3- ansikt til ansikt omsorg for brukere og besøkende

Brukere oppmerksomhet er vanligvis en av de vanligste oppgavene for administrative deltakere. Publikum som oppmerksomheten alltid er fokusert på størrelsen på selskapet og dets forretningsorientering.

Når det gjelder små bedrifter som tjener direkte til publikum, er det mulig at den administrative assistenten skal motta kunder. Når dette skjer, er arbeidet deres rettet mot å lede og delta på dem under passasjen gjennom selskapets fasiliteter.

I større selskaper må den administrative assistenten delta på andre besøkende som partnere eller store leverandører.

I dette tilfellet vil oppdraget ditt være å veilede dem i samsvar med agendaen din og møter med ledelse eller andre områder i selskapet.

4- Telefon og virtuell oppmerksomhet

Kategorien brukertjeneste inkluderer telefon og virtuell omsorg. Når det gjelder telefonpleie, er orientering av kunder og partnere inkludert, samt organisering og administrasjon av agendaer.

Når du refererer til virtuell omsorg, vil oppgavene avhenge av kanalene som er arrangert av selskapet for offentlig tjeneste eller informasjonsstyring.

I noen tilfeller handler det om å administrere e -post, svare, videresende eller arkivere meldinger etter behov.

I andre tilfeller, når virtuelle kommunikasjonskanaler er mer forskjellige, kan andre oppgaver inkluderes, for eksempel oppmerksomhet til publikum gjennom chat -systemer eller til og med svare på bekymring gjennom selskapets sosiale nettverk.

I store selskaper er det vanlig at det er personell som er spesielt fokusert på oppmerksomheten til disse kommunikasjonskanalene. Når selskaper er små, forblir denne oppgaven vanligvis i hendene på administrative deltakere.

5- Agendas Administration

Agendas Management er vanligvis en av de viktigste oppgavene til administrative deltakere. Dette ansvaret inkluderer å motta avtaler og møter applikasjoner via telefon, ansikt -til -ansikt eller online, og organisere dem på dagsordenen i henhold til de definerte kriteriene.

Det inkluderer også programmering av møter i og utenfor selskapet, arbeidslunsjer og forretningsreiser.

I disse siste tilfellene er assistentens reserve, hotell, restauranter eller møterom også assistentens ansvar etter behov etter behov etter behov.

6- Regnskap

Ved noen anledninger er administrative deltakere ansvarlige for overvåking og registrering av utgifter som oppstår i selskapet. Disse pliktene kan være enkle, for eksempel registrering av visse utgifter på et regneark.

I noen tilfeller blir assistenten bedt om å ha opplæring for utvikling av mer komplekse oppgaver. For eksempel kan ditt ansvar inkludere presentasjon av regnskapsrapporter til ledelsen.

Vanligvis avhenger dette av størrelsen på selskapet. Et stort selskap har vanligvis mer spesialiserte roller; I disse administreres regnskapsinformasjonen av en person som er ansatt for det formålet.

Imidlertid er en av de grunnleggende ferdighetene for enhver administrativ assistent Office Accounting -programvare, for eksempel Microsoft Excel.

7- Teknologisk styring

Teknologisk ressursstyring er også en del av funksjonene til administrative deltakere. I denne forstand er dets ansvar å sikre at alle nødvendige verktøy for drift av selskapet fungerer godt.

Dette inkluderer sikkerhetskopi av informasjon i datautstyr og antivirusoppdatering, blant andre oppgaver.

På den annen side er administrering av utstyr som projektorer og bærbare datamaskiner inkludert. Det innebærer også gjennomgang og vedlikehold av nødvendig utstyr for normal utvikling av aktivitetene som er under deres ansvar.

Dette betyr ikke at den administrative assistenten må ha teknisk kunnskap. Arbeidet ditt består spesielt i ansettelsen av teknisk personell som utfører vedlikehold av utstyret med jevne mellomrom for å unngå tilbakeslag.

8- Korrespondanse og pakkesamling

Mottakelse og levering av korrespondanse og pakke vil være funksjonen til den administrative assistenten. Dette vil være klar over fraktoppfølgingene av betalinger om nødvendig. På sin side må du administrere korrespondansen og levere den til de tilsvarende avdelingene.

9- Personal Data Management

Den administrative assistenten må ha kontrollert personopplysningene fra selskapet eller institusjonsansatte. Dette vil tjene til å gjøre saken nødvendig, hjelpehjelpen kan gi informasjonen raskt. For å gjøre dette, vil han ta seg av å skaffe identifikasjons- eller interessedata til hver ansatt.

10- Informasjonstranskripsjon

I møter er det mulig at tilstedeværelsen av den administrative assistenten er pålagt å ta oppmerksom på ovennevnte og deretter transkribere den til skriftlig format. Det samme vil skje hvis noen samtaler blir tatt med lyd og må transkriberes.

Ferdigheter til en administrativ assistent

Blant ferdighetene og egenskapene til en administrativ assistent kan nevnes:

- Kontorkunnskap (database, regneark, tekstprosessorer, selvutdanningsprogrammer ...).

- Kommunikasjons ferdigheter.

- Å være organisert.

- Evne til å administrere tid og ressurser.

- Godt minne. 

- Ferdighet med dataprogrammer. 

- Ferdighet for å skrive.

- Syntesekapasitet.

- Kapasitet for teamarbeid.

- Godt nivå på skriving, stavemåte og leseforståelse.

- Effektivitet og produktivitet.