Kontroll i administrasjon

Hva er kontroll i administrasjonen?

Han Kontroll i administrasjon Det refererer til å etablere standarder, måle arbeidstakernes virkelige ytelse og ta de tilsvarende korrigerende tiltak i møte med mulige avvik fra aktiviteten til en organisasjon.

Når strategiene er etablert og planene blir utdypet, har administrasjonen som hovedoppgave å ta de tilsvarende tiltakene for å sikre at disse planene blir utført eller, hvis omstendighetene rettferdiggjør det, at de blir endret.

Kontrollfunksjonen tar sikte på å sikre at ansatte gjør det de må gjøre, siden administrering innebærer å lede andres arbeid. Dette er den grunnleggende funksjonen til administrativ kontroll.

Et godt styringskontrollsystem stimulerer handlingen, når de oppdager betydelige variasjoner av den opprinnelige planen og fremhever dem slik at folk kan fikse ting. Kontrollene må fokusere på resultatene.

Administrasjonskontrollfunksjonen kan være en avgjørende faktor for organisasjonssuksess. Alle selskaper som tar prosessene sine på alvor, bør vurdere implementeringen av kontrollstyring.

Opprinnelse

På 1920 -tallet utviklet ingeniør Henri Fayol en generell teori for forretningsadministrasjon, som mange har kalt Fayolisme. Det er anerkjent som en av grunnleggerne av den moderne styringsmetoden, og dens prinsipper gjelder fortsatt mange år senere.

Fayol foreslo at det var fem hovedstyringsfunksjoner: planlegging, organisering, koordinering, styring og kontroll. Og disse prinsippene for kontrollstyring eller endringsledelse er tilgjengelige til fordel for et selskap.

Fayols kontrollfunksjon forblir relevant i den forstand at for en leder å analysere avvikene og gjøre de nødvendige justeringene, bør få tilbakemelding på prosessene det gjelder prosesser.

I disse dager kan aspektene ved ledelse utføres ved hjelp av online plattformer, men dens prinsipper og mål forblir de samme.

Hvorfor trenger du kontroll i administrasjonen?

Kontroll er nødvendig for å sikre at ansatte opptrer til fordel for organisasjonen

Hvis alle ansatte alltid gjorde det beste for et selskap, ville ikke kontrollen være nødvendig.

Noen ganger prøver imidlertid ikke ansatte å fortsette å følge organisasjonens beste, så en rekke kontroller må implementeres for å beskytte seg mot uønsket atferd, i tillegg til å fremme ønskelige handlinger.

En viktig type problemer mot administrative kontrollsystemer er personlige begrensninger. Folk forstår ikke alltid hva som forventes av dem eller hvordan de kan gjøre jobben sin bedre, siden de kan mangle nødvendig kapasitet, trening eller informasjon.

Kan tjene deg: tilsvarende enheter

Typer kontroll

Reguleringskontroller

Regulatory Controls fremmer oppnåelsen av mål i administrativ kontrollpolitikk, siden det er resultatet av en standard operasjonell prosedyre og gjeldende retningslinjer for et selskap.

Nøkkelen er å samsvare med organisasjonens mål, for eksempel kundetilfredshet, med reguleringskontroller, for eksempel selskapets prosedyrer og retningslinjer. Det er viktig å oppnå riktig type balanse mellom veldig lite og for mye administrativ kontroll. Det er tre typer reguleringskontroller:

• Byråkratisk.
• Finansiell.
• Kvalitet.

Byråkratiske kontroller

Byråkratisk kontroll stammer fra myndighet, på grunn av personens stilling i selskapets rekkevidde. Jo høyere hierarki av selskapet, jo mer kontroll vil du ha om driftspolitikk og prosedyrer.

Det viktigste spørsmålet for denne kontrollen er hvordan du kan bevare kommandokjeden og generere fleksibilitet i systemet. Det er mulig gjennom en standard operativ prosedyre som delegerer alt ansvar for en synkende kommandokjede.

Økonomiske kontroller

Økonomisk kontroll inkluderer viktige mål relatert til finans, som ledelsen er ansvarlig for. Det er mer populært blant flere strategiske forretningsenheter.

Ledere er ansvarlige for å opprettholde kostnadene på linje og oppnå de økonomiske målene som bidrar til den generelle lønnsomheten til et selskap.

Kvalitetskontroller

Denne typen kontroll påvirker det endelige resultatet av produktet eller tjenesten som tilbys kunder. Du må sørge for i denne kontrollen at det er rom for standardisering og kreativitet.

Reguleringskontroller

Det er basert på aksepterte handlingsmønstre som styrer ledelse og ansattes atferd. Det hjelper å forstå visse atferd som er akseptable og som er mindre akseptable. Reguleringskontroll inkluderer to typer standarder:

• Teamstandarder

De er de uformelle reglene som gjør medlemmene i et team oppmerksom på sitt ansvar. Slik samhandler medlemmer av et team med hverandre over tid, ettersom alle går gjennom en vekstfase.

Kan tjene deg: arbeidskapital

Det er en kraftig innflytelse på atferd og viser seg å være en integrert del av administrativ kontroll.

• Organisatoriske kulturelle standarder

Denne typen administrativ kontroll er basert på organisasjonskulturen og involverer de delte verdiene, ritualene og troene til en organisasjon. Teamarbeid og samarbeid er viktig for å samkjøre standardene og målene.

Faser av administrasjonskontroll

Avhengig av størrelsen på organisasjonen, deltar en eller flere personer i kontrollen

Kontrollen har flere faser:

Etablere standarder

Standarder er kriteriene som er satt for å evaluere ytelsen. De er utvalgte punkter i planleggingen som måler ytelsen, slik at ledere kan motta indikatorer for hvordan alt går, og så trenger ikke å overvåke hvert trinn i utførelsen av planen.

Disse standardiserte elementene utgjør målbare mål, som for kontroll er spesielt viktige. For eksempel i et industriselskap kan du standardisere produksjons- og salgsmål, arbeidshjelpemål, sikkerhetsregister osv.

På den annen side, i serviceindustrien, kan standardene inkludere tiden kundene må vente i halen til en bank eller antall nye kunder som er tiltrukket av en reklamekampanje.

Mål ytelse

Ytelsesmåling må utføres med hensyn til standarder med tanke på fremtiden, slik at avvik kan oppdages før de oppstår, og unngår passende handlinger.

Hvis standardene ble utdypet riktig og mekanismer er tilgjengelige for å avgjøre nøyaktig hva ansatte gjør, er det ganske enkelt å evaluere reelle eller forventede ytelser.

For eksempel kan det være ganske enkelt å etablere en standard for arbeidstid for fremstilling av en masseprodusert artikkel, og det kan være like enkelt å måle ytelsen mot den standarden i unike typer arbeid.

Imidlertid er det mange aktiviteter som det er vanskelig å utvikle presise standarder, og det er mange aktiviteter som er vanskelige å måle. For eksempel er det ikke enkelt å kontrollere arbeidet til arbeidsforholdets leder, fordi det ikke er lett å utvikle definerte standarder.

Overlegen av denne typen leder er basert på unøyaktige standarder, for eksempel fagforeningens holdning, underordnede entusiasme og lojalitet, arbeidsrotasjonsindeksen, etc.

Bestemme om ytelsen sammenfaller med standarden

Det er et enkelt, men viktig skritt i kontrollprosessen. Det innebærer å sammenligne resultatene oppnådd med de allerede etablerte standardene. Hvis ytelsen sammenfaller med standarden, kan ledere anta at alt er under kontroll. I dette tilfellet trenger ikke ledere å gripe inn i organisasjonens virksomhet.

Kan tjene deg: Matrix Organisasjon: Kjennetegn og eksempler

Vedta korrigerende tiltak

Dette trinnet blir viktig når ytelsen ikke oppfyller standarden og analysen viser at det kreves korrigerende tiltak. Disse korrigerende handlingene kan innebære en endring i en eller flere aktiviteter i selskapets virksomhet.

For eksempel kan bankens avdelingsleder oppdage at flere minibanker er nødvendige for å oppfylle den tidligere etablerte standarden på fem minutter av klienten.

Kontroll kan også vise eksistensen av avvisbare standarder. Korrigerende tiltak i dette tilfellet kan innebære å måtte endre den opprinnelige standarden, i stedet for å endre ytelse.

Med mindre ledere ser kontrollprosessen til deres konklusjon ganske enkelt vil overvåke ytelsen, i stedet for å utøve kontroll. Vektleggingen skal alltid være å utvikle konstruktive måter å bringe ytelse til en standard, i stedet for bare å identifisere en fiasko.

Kontrolleksempler

Organisasjonsledere utfører kontrollaktiviteter daglig:

• Observer om en bestemt ansatt eller avdeling i organisasjonen følger forretningsprosedyrer (byråkratisk kontroll).
• Lederen godkjenner at en ansatt eller avdeling utfører nye nødvendige aktiviteter i organisasjonen (byråkratisk kontroll).
• Lederen godkjenner at en ansatt eller avdeling utfører en utgift (byråkratisk kontroll).
• Mål fakturering av en bestemt uke, uke eller måned (økonomisk kontroll).
• Mål utgiftene til en dag, uke eller måned (økonomisk kontroll).
• En avdelingsleder eller fabrikkhode evaluerer det gjennomsnittlige kvalitetsnivået til enhetene som er produsert (kvalitetskontroll).
• Lederen evaluerer om reglene som er etablert i de ansattes guider (reguleringskontroll) blir fulgt.

Referanser

1. Kenneth Merchant (1982). Kontrollfunksjonen til ledelsen. Mit sloan. Hentet fra: SloanReview.mit.Edu.
2. Workfront (2019). Hva er kontrollstyring og hvorfor er det estent? Tatt fra: Workfront.com.
3. Hitsh Bhasin (2019). Ledelseskontroll: Betydning, typer og funksjoner i styringskontrollen. Marketing91. Hentet fra: Marketing91.com.
4. Idunote (2020). 4 trinn i kontrollprosessen i forretningsstyring. Hentet fra: idunote.com.
5. Wikipedia, The Free Encyclopedia (2020). Kontroll (ledelse). Hentet fra: i.Wikipedia.org.