Administrative kontrollprinsipper

Hva er prinsippene for administrativ kontroll?

De Administrative kontrollprinsipper De er de generelle reglene som må oppfylles i prosessen med å analysere om handlingene blir utført som planlagt og ta de nødvendige korrigerende tiltak for å bekrefte planleggingen.

Å administrere betyr å prøve å gjøre best mulig bruk av ressursene som er tilgjengelige for å oppnå målet for selskapet. Derfor inkluderer administrasjonen alle selskapets virksomhet.

Administrative kontroller er settet med prosedyrer som er nødvendige for administrativ og økonomisk effektivitet. Som en integrert del av det interne kontrollsystemet til en organisasjon, er dets mål å garantere fullstendig og betimelig implementering av administrasjonens retningslinjer og planer.

Noen eksempler på administrative kontroller inkluderer prosedyrer, opplæring av ansatte og installasjon av advarselsskilt.

De grunnleggende prinsippene for administrativ kontroll kan grupperes i elleve kategorier, som gjenspeiler deres formål og natur, struktur og prosess. Disse administrative kontrollprinsippene er detaljert nedenfor.

Grunnleggende prinsipper for administrativ kontroll

Objektiv forsikringsprinsipp

Det grunnleggende målet med administrativ kontroll er oppnåelsen av mål. Dette gjøres når du oppdager feil i planene.

Potensielle eller reelle avvik fra planene må oppdages tilstrekkelig, for å tillate effektiv korrigerende tiltak.

Kontrolleffektivitetsprinsipp

Et administrativt kontrollsystem må oppdage og fremheve årsakene til avvik fra planer med minst mulig kostnader.

Effektivitetsprinsippet er spesielt viktig i kontrollen, fordi teknikker har en tendens til å være dyre og tungvint.

En leder kan være så absorbert i kontroll, at han kan bruke mer enn nødvendig for å oppdage et avvik. Kontrollene som alvorlig forstyrrer autoriteten til underordnede eller med motivasjonen til de som utfører planene er ineffektive.

Prinsipp for kontrollansvar

Hovedansvaret for utøvelse av kontroll ligger i manageren som har ansvaret for utførelsen av planene. Ditt ansvar kan ikke oppheves eller kanselleres uten å endre strukturen i organisasjonen.

Ansvaret for å kontrollere bør gis til bestemte personer i hvert trinn i operasjonen. Dette enkle prinsippet tydeliggjør rollen veldig sjelden forstått av kontrollerne og kontrollenhetene.

Disse byråene fungerer som en tjeneste som gir kontrollinformasjon. De kan imidlertid ikke utøve kontroll med mindre de får ledende myndighet og ansvar for kontrollerte ting.

Forebyggingsprinsipp

Kontroll, som planlegging, må se fremover og være forebyggende. Ofte har dette prinsippet blitt forsømt, i stor grad fordi kontrollen har vært mer avhengig av statistiske og regnskapsdata, i stedet for å stole på prognoser og anslag.

Selv om prognosene ikke er presise, er de bedre enn historiske poster. Ideelt sett bør et kontrollsystem gi øyeblikkelig tilbakemelding for å kunne korrigere, så snart de ønskede ytelsesavvikene.

Hvis dette ikke er mulig, bør kontroll være basert på prognoser, for å gi for tidsavvik. Mer oppmerksomhet bør rettes mot forebygging av mangler enn å avhjelpe dem etter at de oppstår, og påvirker de økonomiske kostnadene som dette betyr.

For eksempel hjelper kontantprognoser med å opprettholde virksomhetens solvens, forutse kontantmangel og forhindre dem. 

Direkte kontrollprinsipp

De aller fleste kontroller som brukes i dag er basert på det faktum at mennesket gjør feil. De brukes ofte som indirekte kontroller som tar sikte på å oppdage feil, ofte etter faktum.

Når det er mulig, bør direkte kontroller brukes til å forhindre feil. Forbedring av kvaliteten på ledere kan minimere behovet for å bruke indirekte kontroller. Ledere av høy kvalitet gjør svært få feil og utfører alle funksjonene sine med den beste fordelen.

Refleksjonsprinsipp for planer

Kontroll er oppgaven å sikre at planene blir utført effektivt. Derfor må kontrollteknikker gjenspeile planens spesifikke natur og struktur.

Den tydeligere og komplette.

For eksempel bør kostnadskontroll være basert på planlagte kostnader av en definert og spesifikk type.

Pripyramide

Tilbakemeldingsdata må først kommunisere ved foten av pyramiden; det vil si for veilederne og til og med til operativt personell som er på laveste nivåer.

Dette vil gi ansatte muligheten til å kontrollere sine egne situasjoner, i tillegg til å akselerere korrigerende handlinger.

Organisatorisk egnethetsprinsipp

Et administrativt kontrollsystem samsvarer med det administrative myndighetsområdet og må gjenspeile strukturen i organisasjonen.

Når det administrative kontrollsystemet tilpasser seg strukturen i organisasjonen, bestemmer det handlingsansvaret og letter korreksjonen av planene fra planene.

Tilsvarende må informasjonen tilpasses for å evaluere ytelse i forhold til planene til lederen som leder som vil bruke den. Med andre ord, alle figurer og rapporter som brukes til kontrollformål må være når det gjelder organisasjonen.

Prinsippet om individualitet av kontroller

Kontrollene trer i kraft når de er i samsvar med stillingen, det operative ansvaret, kompetansen og behovene til den interesserte individuelle.

Omfanget og detaljert informasjon som kreves varierer i henhold til styringsnivå og funksjon.

Tilsvarende foretrekker forskjellige ledere forskjellige skjemaer og informasjonsrapporter enheter. Derfor må kontrollene oppfylle de individuelle kravene til hver leder.

Kritiske poeng kontrollprinsipp

Alle operasjoner har visse sårbare eller kritiske punkter. Dette er de som forårsaker de fleste problemer og gir store avvik.

En leder, mens han utøver kontroll, må fokusere oppmerksomheten på faktorene som er grunnleggende for å evaluere ytelsen.

Det ville være unødvendig og antieconomisk at en leder verifiserer alle detaljer i ytelsen. Derfor må du konsentrere oppmerksomheten din om kritiske ytelsespunkter.

Handlingsprinsipp

Kontroll er tap av tid hvis korrigerende tiltak ikke blir iverksatt. Blant de korrigerende handlingene kan være å tenke nytt om planene, en omorganisering, erstatning eller opplæring av en underordnet, motivasjon av personellet osv.

Kontrollen er rettferdiggjort bare når de angitte avvikene i planene blir korrigert ved passende planlegging, organisering, bemanning og adresse.

Referanser

1. MBA Knowledge Base (2018). Styringsprinsipper. Hentet fra: mbaknol.com.
2. Business Dictionary (2018). Administrativt kontrollsystem. Hentet fra: Business Dictionary.com.
3. Wikiquote (2016). Prinsipper for administrasjon. Hentet fra: i.Wikiquote.org.
4. Arthita Banerjee (2018). 6 viktigste kontrollprinsipper i styringen. Bevare artikler. Hentet fra: konserverer.com.
5. Diksha (2018). Kontrollerende: Betydning, natur og prinsipper. Ideer om forretningsadministrasjon. Hentet fra: BusinessMangementIdeas.com.