Hva er livssyklusen til dokumenter?

Han Vital syklus av dokumenter Den består av en rekke stadier som en fil reiser gjennom hele levetiden. Disse fasene varierer fra å lage et dokument, gjennom alle bruksområder og modifikasjoner, til det er ødelagt eller permanent innlevert.

Konseptet med livssyklusen til dokumenter ble opprettet i USA etter andre verdenskrig. Dette fulgte behovet for å finne en passende måte å administrere mange filer som hadde samlet seg.

Bildekilde: Wikimedia.org.

Hver disiplin adresserer annerledes livssyklusen til dokumentene, under hensyntagen til dens tilnærming og filenes natur. For eksempel kan livssyklusen til et juridisk dokument ha forskjellige stadier for de som har et akademisk dokument.

I begge tilfeller må hensynene til den tiden et dokument må oppbevares, hvordan du skal lagres eller hva det skal være riktig bruk skal være. Tilsvarende er det også forskjellige tilnærminger på stadiene i livssyklusen.

For eksempel kan det være dokumenter uten noen verdi for et selskap eller for en statlig enhet på grunn av dets antikk. Imidlertid kan de samme filene ha en høy historisk verdi for et museum.

En annen grunnleggende forskjell er det som eksisterer mellom analoge og digitale dokumenter. Selv om viktigheten ligger i innholdet i dokumentene, innebærer eksistensen av de digitale arkivene særegenheter i deres manipulasjon og i stadiene i deres livssyklus.

De tre aldre av dokumentene

Bilde: SlidePlayer

I 1972 foreslo historikeren Carlos Wyffels teorien om de tre aldre. I henhold til dette er dokumenter objekter som har en viktig prosess gjennom hvilken bruksområdet deres blir transformert.

Kan tjene deg: de 10 tradisjonene og skikkerne til Zacatecas mest populære

Generelt har dokumentene en intensiv bruk umiddelbart etter opprettelsen og for en viss tid. Imidlertid reduseres denne bruken over tid til den tid den stopper helt, enten fordi de blir arkivert eller ødelagt.

I følge Wyffels er denne syklusen som alle dokumenter går gjennom delt inn i tre aldre: administrativ eller aktiv alder, mellomliggende eller semi -aktiv alder og inaktiv eller historisk alder.

Den administrative eller aktive alderen (administrasjonsfil)

Refererer til den aktive perioden i et dokument. Det begynner på tidspunktet for opprettelsen og går gjennom forskjellige stadier der den blir konsultert, overført og delt ofte.

For eksempel begynner den administrative alderen for en offentlige tjenester -billett når den genereres. Deretter fortsetter det i gang i en begrenset periode: mens en levering av postmann eller sendt via e -post, når konsultasjon og når det er betalt.

Mellomliggende eller semi -aktiv alder (Central Archive)

Det er den perioden hvor dokumentet har mistet nytten det ble opprettet. Derfor har den ikke bruk så aktiv som i den administrative tidsalderen. Imidlertid er det bevart og kan konsulteres på en sjelden måte.

For eksempel begynner mellomliggende alder på en tjenestebillett når den, etter å ha betalt den, er arkivert i en mappe. Det er veldig sannsynlig at han aldri vil bli konsultert igjen, men han forblir innlevert i tilfelle noen bekymring oppstår.

Det halvaktive livet til dokumenter kan være variabel i henhold til typen dokument og i henhold til konteksten. Et juridisk dokument, for eksempel, kan ha et aktivt liv mer omfattende enn en billett til offentlig tjenester.

Det kan tjene deg: Mann: opprinnelse, egenskaper, forskjeller med feminisme

Inaktiv alder eller historisk alder (historisk arkiv)

Refererer til den siste perioden av filene. Imidlertid har ikke alle filer samme destinasjon. Avhengig av deres natur, kan de konverteres til historisk eller ødelagt.

Historiske arkiver er de som har en kulturell eller forskningsverdi. I løpet av dette stadiet anskaffes de bevaringsmetoder som holder dem på mest mulig full måte.

Stadier av den vitale syklusen av dokumenter

De tre aldre -teorien etablerer generelt de grunnleggende fasene som alle dokumenter går gjennom. Imidlertid er det også andre mer spesifikke stadier som definerer nytteverdi og manipulering av dokumenter.

Stadiene som et dokument går gjennom, avhenger av dens verdi, dets bruk og kontekst. I samsvar med disse egenskapene bestemmes det hva som er fasene som må gå gjennom og hva er de tekniske og administrative bestemmelsene for hver av dem.

Dette er noen av hovedtrinnene som et dokument passerer gjennom hele levetiden:

1-skapelse: Det består av opprettelsen av dokumentet, enten i trykt eller digitalt format.

2-søthet: I henhold til formatet som dokumentet er opprettet, lagres det fysisk eller digital. I noen tilfeller vurderes også digitaliseringsstadiet, når det er en del av prosessen.

3-kategorisering: Det refererer til organisasjonen, klassifiseringen eller indeksering av dokumentene i samsvar med parametrene som er etablert i hver sammenheng.

4-transferens: refererer til forsendelse og/eller levering av et dokument i henhold til dets egenskaper. I dag kan dette referere til en levering med fysisk post eller en e -postfrakt som tilfellet kan være.

Det kan tjene deg: Alebrijes: Opprinnelse og typer denne meksikanske kunsten

5-distribusjon: Dette stadiet refererer til dokumenter som er til offentlig bruk eller nødvendighet, derfor må de bli opprettet for en viss gruppe mennesker.

6-samlivsbruk: For øyeblikket kan filer ordnes for delt bruk og redigering. Dette stadiet er av nyere utseende og anses utelukkende for digitale dokumenter.

7-konsultasjon: Det refererer til det stadiet der dokumentene er ordnet med den hensikt at de kan konsulteres. Under denne prosessen er sikkerhets- og/eller tilgjengelighetsbestemmelser veldig viktige, avhengig av publikum som forventes å få tilgang til informasjonen.

8-Archivado eller ødeleggelse: Dette er den siste fasen i livssyklusen til alle dokumenter. Tilsvarer øyeblikket det avgjøres om det har tilstrekkelig historisk verdi å bli bevart eller tvert imot, det blir ødelagt.

Ressurser

1. Darmouth College. (S.F.). Dokumentets livssyklus: Definisjoner, støtteteknologier og applikasjoner. Gjenopprettet fra: Dartmouth.Edu
2. González, l. (2015). Vital syklus av dokumenter: 3 aldre teori. Gjenopprettet fra: Bibliopos.er
3. Larrivee, f. (2013). Hva er en en elektronisk livssyklus for dokumenthåndtering? Gjenopprettet fra: DocumentMedia.com
4. Rouse, m. (S.F.). Dokumenter livskle. Gjenopprettet fra: hva.TechTarget.com
5. Yebra, m. (2016). Dokumenter livssyklus - det spanske arkivsystemet. Gjenopprettet fra: Normadat.er.