Administrative kontrollkontrollsystemer, mål, eksempler

Han Administrativ kontroll Det er definert som prosessen som ledere påvirker andre medlemmer av organisasjonen til å implementere strategier. Det utføres basert på informasjonen mottatt av lederne.

Den omhandler koordinering, tildeling av ressurser, motivasjon og ytelsesmåling. Praksisen med styringskontroll og utforming av styringskontrollsystemer er basert på en serie akademiske disipliner.

Kilde: Pixabay.com

Administrativ kontroll innebærer omfattende måling. Derfor er det relatert og krever regnskapsbidrag, spesielt administrasjonsregnskap. For det andre innebærer det beslutninger om ressursoppdrag. Derfor er det relatert og krever et bidrag fra økonomien, spesielt forvaltningsøkonomien.

For det tredje innebærer det arbeidskommunikasjon og motivasjon. Dette betyr at det er relatert og krever et bidrag fra sosialpsykologi, spesielt organisatorisk atferd.

De dårlige kontrollene i et selskap reiser viktige trusler, for eksempel ineffektiv bruk av ressurser, behandlingsfeil, reduksjon av lønnsomhet, mangel på forskriftsmessig etterlevelse og tyveri eller underslag av eiendeler fra ansatte.

[TOC]

Planifisering og kontroll

Det er en nær kobling mellom planlegging og kontroll. Planlegging er en prosess der målene for en organisasjon og metodene for å oppnå målene er etablert. Kontroll er en prosess som måler og leder reell ytelse mot organisasjonens planlagte mål.

Når strategiene er etablert og planene er laget, er ledelsens viktigste oppgave å iverksette tiltak for å sikre at disse planene blir utført eller, hvis forholdene krever det, at planene blir endret.

Administrativ kontroll er en av styringsfunksjonene, for eksempel planlegging, organisering, tilsyn og styring.

Det er en viktig funksjon, fordi det hjelper til.

Administrativ kontroll kan defineres som funksjonen til systemet som justerer operasjonene som nødvendig for å oppnå planen, eller for å opprettholde variasjonene i målene for systemet innenfor de tillatte grensene.

Administrative kontrollsystemer

De er systemer som samler inn og bruker informasjon for å evaluere ytelsen til forskjellige forretningsressurser, for eksempel mennesker, fysiske, økonomiske og organisasjoner generelt, som et resultat av styringsstrategiene som er fulgt.

Derfor er de settet med formelle prosedyrer som er nødvendige for administrativ og økonomisk effektivitet. Ledere bruker det for å opprettholde eller endre standarder i organisasjonens aktiviteter.

Å være en integrert del av hele kontrollsystemet til et selskap, er det mål å garantere fullstendig og betimelig implementering av styringsplaner og retningslinjer.

De kan inkludere fra måten det blir bedt om det blir bedt om måten bruk av eiendeler er programmert på, verkene tilordnes, eller varelageret blir administrert.

Et administrativt kontrollsystem er måten ledere kan dokumentere sine organisasjonsstrategier eller retningslinjer. På samme måte er det en måte å evaluere ytelsen til interne bedriftsprosesser, sammenligne dem med de erklærte målene og retningslinjene.

Forretningsverktøy

Det administrative kontrollsystemet er et forretningsverktøy som kan gi en indikasjon på hvor godt en organisasjon blir utført i henhold til målene.

Imidlertid er administrative kontroller bare ett av verktøyene som ledere bruker for å implementere de ønskede strategiene.

Kan tjene deg: Turdiagram: Hva er det for, hvordan gjøres det, eksempler

Strategier implementeres ikke bare gjennom administrative kontroller, men også med organisasjonsstruktur, styring av menneskelige ressurser og organisasjonskultur.

Komponenter

Det administrative kontrollsystemet er et verktøy for å hjelpe ledelsen med å rette en organisasjon mot sine strategiske mål og konkurransefortrinn. Det er generelt forstått at den har tre komponenter:

- Standarder etablering.

- Real ytelsesmåling mot disse standardene.

- Ta korrigerende tiltak for avvik av regler og planer.

Vanskeligheter

Det er to vanlige vanskeligheter rundt administrative kontrollsystemer i selskaper.

- Kunne gjenkjenne områdene der større kontroll er nødvendig.

- Å kunne gjenkjenne når eksisterende kontroller er ineffektive eller mangelfulle.

Mål

Målene med den administrative kontrollen refererer til påliteligheten av økonomisk informasjon, til rettidig tilbakemelding om oppnåelsen av operasjonelle eller strategiske mål, og å overholde lover og forskrifter.

Feildeteksjon

En uregelmessighet i administrasjonen av selskapet kan fare for oppnåelsen av de generelle målene for et selskap, noe som får dem til å miste terreng foran konkurransen og inntil den er egen overlevelse er kompromittert.

Derfor er det viktig å raskt oppdage avvik. Tilsvarende kan forskjellige kretsløp og områder identifiseres som, selv om de ikke er påvirket av alvorlige avvik eller feil, kan optimaliseres av selskapets generelle velferd.

Vis at alt fungerer riktig

Den administrative kontrollen verifiserer at alt fungerer bra, og at både de foreslåtte målene og nivåene som er etablert på administrativt nivå med hensyn til overskudd, salg, sikkerhet, etc., De blir oppfylt uten betydelige modifikasjoner.

På denne måten blir selskapet tryggere, og er mer solid sine standarder og operasjonelle beslutningsprosesser.

Handling

Å oppdage en situasjon er ikke veldig nyttig hvis spesifikke handlinger ikke blir iverksatt for å kanalisere en negativ omstendighet, takket være detaljert og konkret informasjon gitt av administrativ kontroll.

Kommunisere og motivere arbeidere

Den nøyaktige kunnskapen om selskapets status, inkludert dens feil, problemer og de korrekt styrte aspektene, fremmer bedre kommunikasjon med arbeidere, og motiverer dem til.

Iverksette forebyggende tiltak

For tidlig diagnose av konkrete problemer som blir oppdaget ved administrativ kontroll gjør korrigerende tiltak unødvendige, og blir erstattet av bare forebyggende handlinger.

Fordeler

Den største fordelen med administrativ kontroll er at den skaper en styrings- og kontrollsyklus for forretningsledelse. Beslutning -å gjøre strømlinjeformet da det er færre personer involvert.

Hjelp ledere med å måle reell ytelse og som en guide til oppnåelse av mål.

Hjelp desentralisering

Den moderne trenden for forretningsorganisasjoner er mot desentralisering, som krever et kontrollsystem.

I desentralisering blir beslutningsmyndigheten spredt i hele organisasjonen.

Ledelsen må opprettholde kontrollen i hendene for å vite om myndigheten blir brukt riktig. Uten tilstrekkelige administrative kontroller kan ikke desentralisering lykkes.

Hjelp til å koordinere

Størrelsen på moderne selskaper øker. En stor mengde kapital og et stort antall mennesker brukes i dem.

Dette skaper problemet med tilstrekkelig kontroll, siden det er mange divisjoner som produserer og distribuerer forskjellige produkter. For å koordinere aktivitetene dine, kreves et kontrollsystem.

Kan tjene deg: Tjenesteportefølje: Typer, deler og eksempler

Forenkler tilsyn

Forenkler tilsyn ved å påpeke betydelige avvik. Holder ansatte under kontroll.

Et godt kontrollsystem oppdager svakheter veldig raskt. Dette hjelper til med å utvide omfanget av kontrollen på alle nivåer.

Øk motivasjonen

Kontrollteknikker skaper en atmosfære av orden og disiplin i organisasjonen, finner avvik og identifiserer deres ansvarlige faktorer.

Dette øker ansattes motivasjon, fordi de kjenner arbeidet de anses som ansvarlige.

Ulemper

En ulempe med administrativ kontroll er at det kan fraråde kreativitet og innovasjon, ved å gjøre et selskap mer standardisert og mindre fleksibelt.

Ofte er organisasjoner med streng administrativ kontroll mindre i stand til å tilpasse seg endringer i markedet, deres bransje eller det juridiske miljøet, og har begrenset omfanget av mulige ideer og planer

Vanskeligheter med å etablere kvantitative standarder

Administrativ kontroll mister effektiviteten når resultatstandarden ikke kan defineres i kvantitative termer.

Det er veldig vanskelig å etablere en kvantitativ standard for menneskelig atferd, effektivitetsnivået, arbeidsglede, ansattes motivasjon, etc. I slike tilfeller avhenger rettsaken av lederens skjønn.

Det er ingen kontroll over eksterne faktorer

Et selskap kan ikke kontrollere eksterne faktorer, for eksempel regjeringspolitikk, teknologiske endringer, endring i mote, endring i konkurransepolitikk osv.

Ansattes motstand

Basisansatte kan føle seg foraktet og misfornøyd fordi de ikke har lov til å presentere ideene sine. Ansatte føler at kontroll reduserer deres handlingsfrihet. Dette kan føre til sterk personalrotasjon.

Ansatte motstår ofte kontroll. Som et resultat reduseres effektiviteten av det samme

Dyrt sak

For å installere et administrativt kontrollsystem, må organisasjoner bruke mye tid og penger.

Fordelene må være mer enn kostnadene som er involvert, da vil bare kontroll være effektive, ellers vil det føre til ineffektivitet.

Betydning

Uten administrativ kontroll er styringsprosessen ufullstendig. I selskaper oppstår behovet for kontroll på grunn av flere faktorer:

- Det er vanskelig å etablere fullt presise ytelsesstandarder i store organisasjoner. På den annen side trenger en leder all slags rettidig informasjon, som ikke alltid er tilgjengelig. Kontroll er nødvendig for å evaluere nøyaktigheten av standardene.

- Ansatte er betrodd store summer og verdifulle ressurser. I mangel av kontroll kan ansatte imidlertid gi etter for fristelser. Et effektivt kontrollsystem hjelper til med å minimere uærlig oppførsel fra ansatte.

- I mangel av kontroll, kan ansatte slappe av i innsatsen og ytelsen kan falle under normalen.

Gjennom kontrollen er det sikret å effektivt skaffe og bruke ressursene til en organisasjon for å oppnå de ønskede målene. Administrativ kontroll gir følgende fordeler:

Politisk bekreftelse

Lar ledelsen bekrefte kvaliteten på de forskjellige planene. Derfor kan du avsløre hvilke planer som skal redesigne eller hvilke mål som skal endres.

Endringer i miljøet kan gjøre de opprinnelige planene levedyktige eller mangelfulle. Kontroll hjelper til med å gjennomgå og oppdatere planer.

Ledelsesansvar

Selv når en leder tildeler noen aktiviteter og delegerer myndighet til sine underordnede, er han fortsatt ansvarlig for den endelige ytelsen.

Kan tjene deg: arbeidskapital

Derfor må en leder verifisere ytelsen til sine underordnede for å sikre at de bruker den delegerte myndigheten i ønsket form.

Administrativ kontroll lar ledere oppfylle sitt ansvar og samtidig delegere myndighet.

Motivator

Inspirerer ansatte til å jobbe hardt og tilby bedre ytelse. Når de vet at ytelsen deres blir verdsatt og belønningen deres er knyttet til denne evalueringen, vil de prøve å bidra med sin beste innsats.

Effektivitet

Kontroll bidrar til effektiviteten av driften, ved å fokusere på å oppnå mål. Derfor lar det ledere oppdage og rette feil før de blir alvorlige, og hjelper til med å minimere avfall og tap.

Eksempler

En administrativ kontroll er enhver prosess, praksis, politisk, verktøy, måling eller system som implementeres for å tillate ledelsen å rette ressursene til en organisasjon. Følgende er illustrerende eksempler:

Krav kontroll

Dokumenter formelt planene som krav og administrerer endringen av disse planene.

Økonomiske kontroller

Økonomiske kontroller som praksis med å utvikle, overvåke og redegjøre for et budsjett.

Ytelseskontroll

Prosessen med å bli enige om et sett med mål med ansatte og evaluere ytelse i forhold til disse målene.

Tilsyn

Overvåking av ansattes ytelse for å forbedre produktiviteten, effektiviteten og arbeidskvaliteten.

Endre kontroll

Prosessen med å sende, evaluere, godkjenne, prioritere, implementere, kommunisere og gjennomgå endringer i en organisasjon.

Sikkerhetskontroller

Implementere sikkerhetstiltak og mottiltak for å unngå risiko for personer, eiendom og informasjon.

Samsvarskontroll

Implementering av prosesser, prosedyrer, systemer, kontroller, målinger og rapporter for å overholde interne lover, forskrifter, normer og retningslinjer.

Referansemåling

Det er den kontinuerlige prosessen med en sammenlignende evaluering av selskapets resultater mot industri, konkurranse eller nåværende beste praksis.

Kontinuerlig forbedring

Det er den repeterende prosessen med å ta målinger til ting, forbedre dem og måle dem igjen.

QA

Forsikre deg om at utgangene passer spesifikasjonene. For eksempel implementere en prosess for å teste produkter i en produksjonslinje.

Kvalitets garanti

Det er prosessen med forebygging av fremtidige kvalitetssvikt. For eksempel praksisen med å undersøke årsaken til alle kvalitetssvikt for å identifisere forbedringer.

Automasjon

Forbedrer produktivitet, effektivitet og kvalitet ved å erstatte arbeid med automatisering.

Datakontroll

Datakontroll på områder som datakvalitet, dataforfedre, sikkerhet, integrasjon og etterlevelse.

Lagerkontroll

Regulere og telle varelageret for å unngå mangel eller overskudd av en forsyning.

Eiendomskontroll

Eiendomskontroll som fasiliteter, infrastruktur, maskiner, programvare og intellektuell eiendom.

For eksempel implementerer et formuesregnskapssystem en passende separasjon av bekymring for eiendeler.

Referanser

1. All Business (2019). Hva er et administrativt kontrollsystem, og hvorfor er de så viktige? Hentet fra: allbusinessadmin.com.Au.
2. Wikipedia, The Free Encyclopedia (2019). Styringskontrollsystem. Hentet fra: i.Wikipedia.org.
3. Wikipedia, The Free Encyclopedia (2019). Kontroll (ledelse). Hentet fra: i.Wikipedia.org.
4. Kenneth a. Merchant (1982). Kontrollfunksjonen til ledelsen. Mit sloan. Hentet fra: SloanReview.mit.Edu.
5. Business Dictionary (2019). Ledelseskontroll. Hentet fra: Business Dictionary.com.
6. John Spacey (2015). 21 Eksempel på styringskontroll. Hentet fra: Enkel måte.com.
7. MBA Knowledge Base (2019). Viktigheten av ledelseskontroll i en organisasjon. Hentet fra: mbaknol.com.
8. Smriti Chand (2019). 7 Fordeler med manerialkontroll for en organisasjon. Artikkelbiblioteket ditt. Hentet fra: yourarticlelibrary.com.
9. Samiksha S (2019). Viktigheten og begrensningene ved å kontrollere. Artikkelbiblioteket ditt. Hentet fra: yourarticlelibrary.com.