innkjøpsavdeling

Hva er innkjøpsavdelingen?

Han innkjøpsavdeling o Innkjøpsområde i et selskap er delen av en organisasjon som er ansvarlig for alle aktiviteter for anskaffelse av råvarer, reservedeler, tjenester, etc. Tilbyr en tjeneste som er ryggraden i mange industri-, detaljhandels- og militære organisasjoner.

Det sikrer at de nødvendige forsyningene for å drifte virksomheten bestilles og vedlikeholdes i varelageret. Denne avdelingen er i sentrum for en vellykket styring av forsyningskjeden, og er ansvarlig for å minimere kostnadene for bestilte produkter, kontrollere lagernivåer og etablere solide forhold til leverandører.

En god innkjøpsavdeling vil kreve leverandører og overvåke ordrene fra begynnelsen til resepsjonen. Hjelp andre avdelinger med å identifisere behov, administrere rekvisisjonsprosessen og få konkurransedyktige priser. De fungerer vanligvis som kontrollere for å garantere overholdelse av budsjetter.

Kjennetegn på innkjøpsavdelingen

Fungere som toppledelsesrådgivere

Innkjøpsavdelingen er involvert i bedriftsplanlegging og budsjett på et høyt nivå. Dette gjør det mulig å designe omvendte ingeniørkostnader og utforske potensielt rimeligere og/eller høyere kvalitetsalternativer.

Fremme leverandører innovasjon

Mer enn bare å kreve den laveste prisen, samarbeider innkjøpsavdelingen med leverandører for å redusere de underliggende kostnadene for sine produkter og tjenester.

De er intimt involvert i "innovasjonssyklusen", fra den første ideen til produksjon og kontinuerlig forbedring.

Gi kunnskap om viktige leverandørdata

Bedrifter kan ty til denne informasjonen for å skape prediktiv analyse, og gir en dypere visjon om markeder.

Håndtere og myke risikoen for forsyningskjede

Økonomiske kriser har lært verdien av å være i påvente av leverandørens stabilitet. Innkjøpsavdelingen har en mye tydeligere visjon om det området enn noen annen del av organisasjonen.

Kan tjene deg: produktivt prosjekt: egenskaper, typer, eksempler

Fremme begavelsen av smidig personell og talentutvikling

Det er nødvendig å krysse de funksjonelle og geografiske grensene for å finne de aktuelle kandidatene til innkjøpsavdelingen.

I noen tilfeller er svaret i ekstern ansettelse eller bruk av delte tjenesteorganisasjoner.

Funksjoner

Innhenting av materialer

For et produksjonsselskap kan dette omfatte råvarer, men det kan også omfatte verktøy, maskiner eller til og med nødvendige kontorrekvisita for salgsutstyr og sekretærer.

I en detaljhandelsvirksomhet må innkjøpsavdelingen sørge for at de alltid eksisterer i hyllene eller i butikkene nok produkter til å holde butikken godt levert.

Det er spesielt viktig å holde varelageret på et rimelig nivå. Å investere store mengder penger i varelager kan generere aksjeproblemer og mangel på kapital for andre utgifter, for eksempel forskning og utvikling, eller reklame.

Evaluere priser

En innkjøpsavdeling er ansvarlig for kontinuerlig å evaluere hvis du mottar materialene til best mulig pris, for å maksimere lønnsomheten.

Du må sammenligne priser, for å finne de beste leverandørene med de mest fornuftige prisene for selskapets spesifikke størrelsesordrer.

Innkjøpsavdelingen kan kommunisere med alternative leverandører, forhandle om bedre priser for større bestillinger eller finne ut muligheten for å skaffe produkter til en lavere pris på andre varierte kilder.

Forhåndsutstyr av leverandører

Innkjøpsavdelingen evaluerer leverandører når det gjelder pris, kvalitet, kunder og tid til å fullføre bestillinger, og produserer en liste over godkjente leverandører.

Kan tjene deg: leverandører: egenskaper, funksjoner, typer, virkelige eksempler

Bestillinger overvåking

Bestillinger er dokumentert med innkjøpsordrer skjemaer. Disse spesifiserer viktig informasjon om det bestilte materialet, så vel som det forespurte beløpet.

Disse skjemaene brukes for å sikre at de bestilte produktene blir mottatt og for å spore tiden som bestillinger tar for å fullføre.

Kontorarbeid

Innkjøpsavdelingen håndterer all dokumentasjon relatert til kjøp og levering av materialer.

Dette representerer å jobbe i nært samarbeid med regnskapsavdelingen, på en slik måte å sikre at det er nok penger til å kjøpe varene, at kontantstrømmene uten problemer og at alle betalinger blir utført i tid.

Policy Compliance

Før du kjøper, må innkjøpsavdelingen sikres for å overholde formalitetene fra anskaffelse og godkjenning av budsjettet, og må sørge for at materialet blir kjøpt etter organisasjonens generelle policy.

Betydning

Få lavere kostnader

Innkjøpsavdelingen spiller en viktig rolle i å maksimere virksomhetens fortjeneste. Sammenlign priser og forhandle med leverandører slik at selskapet får best mulig pris i de nødvendige produktene.

Du kan også gi besparelser som drar nytte av garantiene og rabattene som generelt glemmer de som ikke er spesialister.

Hjelp med å spare, levere bedre åpenhet i selskapets utgifter. Dette vil forhandle om bedre kontrakter og frigjøre kontantstrøm.

Forhindre manglende materialer

Innkjøpsavdelingen må identifisere hvilke produkter som er kritiske for selskapet og iverksette passende tiltak for å beskytte forsyningskjeden.

For å sikre at mangelen på materialer ikke påvirker produktiviteten, bruker innkjøpsavdelingen teknikker som flere forsyninger.

Å ha flere kilder betyr å bruke flere leverandører som tilbyr de samme produktene. Hvis det er et problem med en leverandør, kan ordrer økes til en annen for å kompensere for feilen.

Kan tjene deg: Økonomisk overbygning: elementer, eksempler

Forbedre kvaliteten

Innkjøpsavdelingen er med på å forbedre kvaliteten ved å etablere ytelsesmål. Overvåke deretter den virkelige ytelsen med hensyn til disse målene.

Det er viktig å måle kvalitetsegenskaper ved bruk av indikatorer for attributter, for eksempel holdbarhet, produktutseende eller levering punktlighet.

De samarbeider tett med leverandører for å utvikle prosessene sine og hjelpe dem med å forbedre kvaliteten.

Administrer forhold

Utfordringen med innkjøpsavdelingen er å få leverandøren til å være interessert i å samarbeide med selskapet. Få leverandøren til å investere i et langsiktig forhold.

Avdelingen må også styre forholdet i selskapet. Du må samarbeide med interne interesserte, for eksempel markedsføring, finans, logistikk og distribusjon, for å sikre at alle er på linje.

Finn innovasjon

Fordi innkjøpsavdelingen alltid er i kontakt med en rekke eksterne virksomheter, er det i en ideell posisjon å skaffe seg innovative produkter som kan gi et konkurransefortrinn for virksomheten når det gjelder pris, kvalitet eller bekvemmelighet.

Eksempler på kjøpsavdelinger

• Avdelingen for en skobedror i Mexico City som er ansvarlig for å kjøpe materialene for å produsere dem.
• Avdelingen for en smarttelefonfabrikk som er ansvarlig for å kjøpe elektroniske materialer.
• Avdelingen for en filmprodusent som er ansvarlig for å kjøpe eller leie klær, kjøretøy, teknisk utstyr og annet nødvendig materiale.
• Avdelingen for en supermarkedskjede som er ansvarlig for å kjøpe nødvendige matvarer for å levere stedene i et geografisk område.