De 7 stadiene av planlegging og dens egenskaper

De Planleggingsstadier inkluderer innhenting av informasjon om mulige scenarier og forutse handlingsplanen som må følges før hver. Planlegging er det første trinnet som må finne sted i administrasjonen og/eller styringen av enhver organisasjon.

I denne forstand er planlegging å resonnere om de forskjellige aspektene ved driften av en forretningsidé. I planleggingen må organisasjonskulturen som eksisterer eller som du vil dyrke i selskapet tas med i betraktningen, fordi det vil avgjøre at en eller annen strategi er valgt.

På samme måte må forretningsmålene være veldig til stede fordi det er disse som vil lede handlingene som skal utføres.

Planleggingskarakteristikker

Enhet

Hver avhengighet av selskapet kan ha en handlingsplan, men det må alltid være lenket med den generelle planen for å bidra til oppnåelsen av de foreslåtte målene.

Kontinuitet

Planlegging er en permanent oppgave.

Presisjon

Det må være klart definert og peke på spesifikke aspekter av organisasjonen.

Gjennomtrengbarhet

Det er en aktivitet som angår alle hierarkiske nivåer i selskapet.

Hovedstadier i planleggingen

1- Miljøforskning

Et veldig viktig stadium er forskning, fordi den gjør det mulig å samle inn verdiinformasjon om selskapets fortid og nåtid, for å forutsi mulige fremtidige scenarier.

En av de mest populære metodologiene for å utføre denne tilnærmingen til det interne og ytre miljøet i selskapet er DOFA Matrix. Dette er et nyttig verktøy for å identifisere svakheter (D), muligheter (O), Styrker (F) og trusler (a) av en virksomhet.

Å identifisere disse elementene vil tillate ledere å dra nytte av styrker for å dra nytte av muligheter og for å dempe trusler.

Det er også nyttig å kjenne svakhetene til å jobbe med disse for å eliminere dem så mye som mulig.

I denne forskningen bør også interne eller eksterne faktorer som kan påvirke organisasjonens operasjon, identifiseres positivt eller negativt.

Eksempel

Et kjent selskap dedikert til salg av skjorter er besluttet å også lage og selge sokker. Selv om det med skjortene har gått bra, er dette nye produktet helt ukjent når det gjelder å vite hvilken mottakelse vil ha blant publikum.

For å gjøre dette overlater selskapet en DOFA -matrise, der fordeler og ulemper med dette nye plagget vil bli bestemt.

2- Etablere mål

Med informasjonen som er samlet inn i forskningsstadiet, er det elementer for å etablere forretningsmessige mål.

Dette betyr at resultatene som forventes å oppnås på en viss tid er definert og skissert. Menneskelig og materiell innsats og ressurser vil bli investert i de målene som velger.

Eksempel

Fortsetter med det forrige eksemplet, oppretter tekstilselskapet hvor mye det vil bety å produsere sokkene og hvilket antall salg som skal ha for at produktet skal være økonomisk levedyktig.

3- Definer strategier

Når ankomstpunktet er bestemt, er det på tide å definere måten det punktet vil bli nådd.

Strategien er avgjørende for å oppnå mål. Må avtales blant ledere og må ta hensyn til alle mulige faktorer.

Strategien må være fast og samtidig fleksibel, slik at det er anledning til å tilpasse den til miljøforholdene.

Et annet sentralt aspekt på dette tidspunktet er kommunikasjonen av strategien som er valgt til alle selskapets ansatte, slik at alle vet sin rolle på vei til målet.

Det er praktisk at alternative strategier er tenkt å håndtere forskjellige scenarier.

Eksempel

Tekstilselskapet har bestemt seg for å lansere sokker til markedet. Når man tar hensyn til at det største markedet skjer i nordiske land der været vanligvis er kaldt, etablerer de stoffet i plagget (ull) eller høyde (høy stilk).

I tillegg bestemmer de seg for å sette som utgivelsesdato rett før jul, siden det kan være et godt tidspunkt å sette produktet i markedet på grunn av det større forbruket av disse datoene.

4- Forbered institusjonell politikk

Med den valgte strategien og de klare målene kan du bestemme hva som er kriteriene som vil styre handlingen.

Å bestemme spesifikke retningslinjer gjør det mulig å delegere myndighet og tydelig avgrense prosedyrer. I tillegg innebærer de forretningsverdier og fremskynder prosesser.

Institusjonell politikk gir objektivitet, kontinuitet og stabilitet i beslutningstaking, samtidig som det letter nye ansatte å bli involvert.

Eksempel

Når det opprettes et nytt produkt der det vil bli gjort mye arbeid for å få suksess, oppretter selskapet en serie protokoller og ansvar blant ledere, avdelinger og endelige ansatte.

For eksempel kan kreativitetsavdelingen instrueres av to sjefer, en dedikert til skjortene og en annen til sokkene. 

5- Definer en tidsplan

Å ha klare mål og en definert strategi, er det på tide å tildele en handling til handling. Som oppnås med en plan; Dato blir satt til oppnåelsen av målene.

Det er en slags aktivitetskalender. Ideelt sett er det et forsvarlig, men realistisk estimat av tiden som hver oppgave vil ta. Denne grafen må integrere store og små oppgaver i en kronologisk rekkefølge.

Det er en matrise designet i det tjuende århundre av Henry Laurence Gantt, som tillater å visualisere de forskjellige fasene i et prosjekt tydelig i en tidslinje. Start- og sluttpunktet for hver oppgave blir verdsatt.

Eksempel

Selskapet godkjenner opprettelsen av produktet i mars og bestemmer seg for å starte prosjektet i mai. Da må teamet være konstituert som vil være ansvarlig for å utvikle sokkelinjen.

I oktober må prosjektet presenteres og godkjennes og produseres i 10. november.000 enheter for å være klar for salg 8. desember, rett før jul.

6- estimere eller beregne budsjettet

I denne fasen av planleggingen er målet å vite kostnadene for å utføre den valgte strategien. Til aktivitetsplanen legges til kostnaden per aktivitet.

Alle ressurser som vil bli investert og alt som må oppstå for å oppfylle målene, må også være detaljert.

På dette tidspunktet avgjøres også prisen på god eller tjeneste som vil bli tilbudt, så vel som estimert fortjeneste. I dette tilfellet må det også være en viss fleksibilitet til å håndtere mulige avvik og/eller tap.

Eksempel

I dette aspektet vil regnskap bestemme kostnadene for hvert par sokker og hvor mye salgsprisen skal være for å oppnå målene som ble formulert i det andre planleggingspunktet.

Hvis det for eksempel er bestemt at kostprisen for hvert par er € 4 og du vil tjene 50% ved hvert dreiemoment, må selskapet selge dem til € 6.

7- Definer kontrollmekanismer

Hver av fasene i planleggingsprosessen krever en indikator som tillater kvalifiserende etterlevelse eller ikke fra en slik fase. Det er nødvendig å ha parametere for evaluering av overholdelse av hver av disse.

Eksempel

Under prosessen vil det være en person som er ansvarlig for at alt blir oppfylt. Det vil også tjene lenken for å informere ledere og vil ha makt til å omdefinere ethvert aspekt som ikke fungerer.

For eksempel, hvis for eksempel på grunn av et eksternt problem, blir fremstilling av sokker forsinket et par uker, må den ansvarlige bestemme om lanseringen opprettholdes med mindre enheter eller er forsinket for senere datoer med hele aksjen.

Viktigheten av planlegging

Bare planlegging er garantert den rasjonelle og effektive ressursbruken når du vil utvikle en virksomhet. På samme måte reduseres improvisasjon og subjektivitet når du tar beslutninger.

Referanser

1. Cruz, Chimal Javier (2013). Administrativ prosess: Planlegging, organisering, adresse og kontroll. Gjenopprettet fra: Gestioolis.com
2. Hernández, s. (2002). Tanke, prosess, strategi og avant -gardeadministrasjon. Mexico. McGraw-Hill Inter-American.
3. Molina, Dafne (2013). Planlegging og dens egenskaper i den administrative prosessen. Hentet fra: Greatspymes.com.ar
4. San, Luís (2008). Planleggingsstadier. Gjenopprettet fra: admispernando.Blogspot.com
5. Sánchez, Isaac (2010). Planlegger. Hentet fra: Admindoso1.Blogspot.com
6. University of Barcelona. 5 viktige trinn i planleggingsstadiet. Gjenopprettet fra: obs-edu.com