De 9 funksjonene til en mest fremragende administrator

De Funksjoner av en administrator Dette er oppgavene som han utfører med den hensikt å oppnå effektivitet i ethvert prosjekt som han påtar seg. De må ha en konstant forbedring i ressursstyring, personell, utstyr, materialer, penger og menneskelige forhold.

Administratoren er ansvarlig for å gjøre de nødvendige tingene for å oppnå forretningsmessige mål. I følge Peter Drucker, en student i administrasjonen, består den primære funksjonen til en administrator i å "lede organisasjonens ressurser og innsats mot mulighetene som gjør at den kan oppnå økonomisk betydelige resultater".

For hans del uttaler professor Henry Mintzberg at en administrator kontrollerer, utfører, håndterer, analyserer, kommuniserer, lenker, leder, leder, forhandler, motiverer og tar beslutninger.

Dette betyr at en administrator krever veldig solide tekniske ferdigheter, men også mellommenneskelige ferdigheter som lar ham påta seg hans ledelse på riktig måte.

Innenfor organisasjonsstrukturen er en administrator generelt lokalisert i ledelse eller i kommersiell operasjonsledelse.

Hovedfunksjonene til en administrator

Selv om administratoren tilpasser sine aktiviteter til arten og behovene til organisasjonen han jobber for, kan det sies at hans viktigste funksjoner er:

1- Planlegging

Dette er en av de første funksjonene til en administrator, siden det innebærer begrunnelse om de forskjellige aspektene ved driften av en forretningsidé.

Denne profesjonelle må designe planene fra informasjon om miljøet og forretningsmålet. Disse planene må inneholde klare og langsiktige mål.

For at denne funksjonen skal oppfylles fullt ut, er det viktig at administratoren hele tiden overvåker miljøet, slik at muligheter og trusler mot virksomheten på en riktig måte.

2- Organisasjon

Denne funksjonen innebærer koordinering av innsatsen og ressursene til et selskap mot ett eller flere kollektive mål.

Det handler om å tilpasse organisasjonsstrukturen og tildele økonomiske og menneskelige ressurser i henhold til den definerte planen.

3- Representasjon

Administratoren kan representere selskapet i innsatsen med de regulatoriske enhetene i et land, og også i organisasjonens skattesaker.

På samme måte er signeringen av en administrator veldig viktig i forretningsdriften for forretningsarv.

En administrator kan være talsperson for organisasjonen til media, for å ta opp visse spørsmål på vegne av selskapet.

Uansett er dette lovlige, seremonielle og symbolske aktiviteter på vegne av organisasjonen. Noen av dem kan være å signere offisielle dokumenter, betjene kunder, kjøpere og offisielle besøk og presidere over visse møter og seremonier.

Selv om de er oppgaver som virker trivielle og ikke innebærer beslutninger, er de viktige for riktig funksjon av en organisasjon.

4- Budsjettadministrasjon

Denne funksjonen er iboende i sin posisjon og har å gjøre med oppgaven med å styre og/eller administrere selskapets budsjett, og søker høyest fortjeneste med optimal investering av økonomiske, materielle og menneskelige ressurser.

Faktisk er administratoren den som foretar pengeoverføringer mellom og fra selskapets kontoer.

Det vil si at det er personen som programmerer og autoriserer budsjettfordelingen til hvert område og/eller prosjektet i selskapet; bestemmer hvem som mottar hva, når det gjelder menneskelige, økonomiske og tidsressurser.

I denne forstand håndterer den prioriteringene, og er til stede i definisjonen av lønnsøkninger og i diskusjonen om kollektive kontrakter i sakene som ble brukt.

Administratoren er også en vaktmester i selskapets eiendeler. Dette betyr at det er ditt ansvar å bestemme øyeblikket og måten å ha disse eiendelene.

Dette betyr også at det er personlig ansvarlig i tilfelle tap eller konkurs. Og det er til stede i investerings- og salgsoperasjonene som selskapet opptrer.

5- ansvarlighet

Administratoren må redegjøre for ledelsen sin for presidenten og aksjonærene i selskapet.

Det gir også kontoer før de regulatoriske enhetene for å holde seg oppdatert om organisasjonens borgerrettigheter, siden han er den juridiske representanten for selskapet.

Tilsvarende samler administratoren rapportene til de forskjellige adressene til selskapet, for å konsolidere alle dataene i et enkelt dokument som gjenspeiler forretningsytelsen.

6- Ledelse

Administratoren må etter hvert lede og føre tilsyn med en gruppe mennesker som støtter ham i oppgavene hans. Dette betyr at personen som antar at posisjonen må ha mellommenneskelige ferdigheter som lar ham samhandle positivt og effektivt med ansatte under hans kommando.

Også, og som enhver leder, må han delegere myndighet og ansvar til andre. Du må også forberede deg på å lytte, trene, motivere og evaluere ytelsen til dine samarbeidspartnere.

På den annen side er administratoren involvert mange ganger i ansettelse og opplæring av personell. I denne forstand er det avgjørende at administratoren prøver å forene de individuelle behovene til ansatte med organisasjonens mål.

Denne ledelsen innebærer også at den må være proaktiv i forhold til de beste måtene å oppfylle sitt oppdrag.

Dette innebærer at idealet er at administratoren påtar seg en gründer og kreativ rolle, og reiser nye og bedre måter for selskapet å drive.

7- Link eller kommunikasjon

Administratorens arbeid vil også tjene som en kobling mellom ledelsen og resten av selskapets ansatte. Tilsvarende har broer mellom organisasjonen og aktørene i dets ytre miljø, spesielt med regjeringsenheter.

Med kreditorene og leverandørene av selskapet må forholdet være respektfullt, profesjonelt og hjertelig, så administratoren må være forsiktig i dette arbeidet.

For å oppfylle denne funksjonen, må administratoren legge relevant informasjon tilgjengelig for alle som er involvert i organisasjonen.

Tilsvarende må du lage et relevant, bredt og mangfoldig nettverk av kontakter, og må utvikle seg med dem de mest relevante og effektive mediene, slik at den spredte informasjonen er den mest betimelige og pålitelige som mulig som mulig.

Lederrollen som en administrator har gitt ham krefter som en diffusor av offisiell informasjon i selskapet. 

Når ansatte synes det er vanskelig å kommunisere med hverandre, pleier administratoren broer mellom dem. Sistnevnte gjelder også i tilfelle konflikter. Der er administratorens forsonende rolle nøkkelen.

Kort sagt, administratoren oppfyller viktige funksjoner i en organisasjon, siden den bidrar til alt og alt innenfor et selskap som orienterer seg til oppnåelsen av et felles mål.

8- Ressursstyring

Denne funksjonen er nøkkelen til å ha et estimat av de nødvendige ressursene i et selskap. Disse ressursene kan være menneskelige, økonomiske eller materielle, og være kontinuerlig varierende i henhold til prosjektene som til enhver tid utvikles. 

Administratoren må ha definert en styringsprotokoll som kan brukes på hvert prosjekt basert på behovene til det samme. For dette er det forskjellige teknikker som utvikler seg og der administratoren må ha en hovedrolle.

9- Mediasjon

Administratoren har ansvaret for å gi kontoer om selskapet både til rådet eller direktivet, så vel som med partnerne. På sin side fungerer det som en mellommann mellom partnerne og aksjonærene selv.

I tillegg, i tilfelle det er en form for konflikt mellom de to partene eller en tredjedel, vil administratoren være ansvarlig for å lete etter en løsning og oppnå det generelle innholdet.

Innenfor disse funksjonene er utdyping av partnernes avtaler, bruk av rettslige og utenomrettslige mekanismer, opprettelse av handlingsprotokoller, formulere klausuler og andre typer sosiale avtaler.

Referanser

1. Bass, Brian (S/F). En administrators plikter. Gjenopprettet fra: Smallbusiness.Kron.com
2. Butler, Samuel (S/F). Funksjoner av en bedriftsadministrator. Hentet fra: Selvv.com
3. Gestiopolis (2001). Hva er en administrator? Hva gjør du? Din profil og ferdigheter. Hentet fra: Gestiopolis.com
4. Kirtland (2014). Generelle plikter og ansvar for administratorer. Gjenopprettet fra: Kirtland.Edu
5. López, Ángel (2015). Funksjoner av administratorer. Gjenopprettet fra: Angelfire.com
6. Rivero M (S/F). Forretningsadministrator. Gjenopprettet fra: Webyempresas.com.
7. Storbritannia (2013). En administrators plikter. Hentet fra: InsolventyDirect.Bis.Gov.Storbritannia