Prosedyrer Manual

Vi forklarer hva som er selskapets prosedyrerhåndbok, hva er det for, og vi gir flere eksempler

Hva er selskapets prosedyrerhåndbok?

Han Prosedyrer Manual av et selskap Det er et skriftlig dokument som viser trinn for trinn instruksjonene om hvordan du fullfører en arbeidsoppgave eller hvordan du skal takle en spesifikk situasjon når det oppstår på arbeidsplassen. Den inneholder selskapets beste praksis og beskrivelsene av de viktigste forretningsprosessene.

Denne håndboken inneholder også metodene og standardene for hvordan arbeidet forventes å bli gjort. Oppretting av prosedyrerhåndboken gjør at selskapet kan gjøres mot vekst, forenkle trening og tilrettelegging for evnen til å klatre.

Denne håndboken kan være en tre -oppretter mappe, en mappe i et delt nettverk av nettverket eller en automatisert versjon publisert på nettet, ved hjelp av en programvare Prosedyreadministrasjon. Alle må forstå hva prosedyremanualen er sammensatt og hvor kan du finne når noen trenger det.

Å skrive en prosedyrehåndbok krever at trinnene som er involvert i en bestemt prosess, er klart forstått. Når selskapet vokser, vil det være behov for nye prosedyrer. Prosedyrehåndboken kan også betraktes som et prosedyrebibliotek.

De manuelle husene eksempler på prosedyrer som kan brukes som modell for nye driftsprosedyrer. Alle ansatte i organisasjonen må være utdannet i selskapets retningslinjer og prosedyrer; De må alltid ha øyeblikkelig tilgang til en prosedyrehåndbok.

Hva er prosedyrehåndboken for?

Opplæring

Med bruk av en godt skrevet prosedyrehåndbok kan et selskap mer effektivt lette opplæringen av nye ansatte.

Utover trening gir en prosedyrehåndbok de nåværende medlemmene i teamet en ressurs for å kjenne de minst brukte prosedyrene, og sikrer at de blir utført med riktig formalitet, og opprettholder kvalitetskontrollen.

Slik at ansatte kjenner sine funksjoner

Ansatte må forstå hva som forventes av dem. Veiledere trenger en prosedyrehåndbok for å administrere forretningsprosesser. Når du dokumenterer standardene, blir det viktig for kundenes vekst, kvalitet og tilfredshet.

Forbedring av beslutningstaking

Gjennom retningslinjene og prosedyrene som påvirker et funksjonelt område, er førstelinjearbeidere bemyndiget til å ta effektive beslutninger og spare tid.

Kan tjene deg: Bilateral monopol: Kjennetegn og eksempler

Kommunikasjonsforbedring

En effektiv prosedyremanual gir passende metoder for interdepartementell kommunikasjon, lar personalet samarbeide for å løse de daglige problemene i virksomheten uten å kreve unødvendig tilsyns deltakelse.

Målet med prosedyrerhåndboken må være å organisere forskjellige innhold for å gjenspeile både måtene og media i selskapet, for å utføre tjenesten eller produsere produktet til lavest mulig pris og på kortest mulig tid.

Forbedre personalets tilfredshet

Det har den ekstra fordelen med å opprettholde arbeidsglede og høy motivasjon for ansatte.

Hvordan utdype en prosedyrehåndbok?

Før du utvikler en prosedyrehåndbok er det viktig å forstå forskjellen mellom politikk, sentral prosess og prosedyre.

• Politikk er settet med grunnleggende prinsipper og tilhørende retningslinjer, formulert og anvendt av ledelsen i en organisasjon, for å lede og begrense dens handlinger i jakten på lange mål.
• Grunnleggende prosess er sekvensen av gjensidig avhengige og koblede prosedyrer, som på hvert trinn bruker en eller flere ressurser (ansattes tid, energi, maskiner, penger) for å konvertere innganger til produkter. Disse resultatene fungerer som billetter for neste trinn til et kjent mål eller endelig resultat oppnås.
• Prosedyre er en sekvens av aktiviteter eller et fast handlingskurs, definert av trinn (som inneholder klart definert start- og sluttpunkt) som må utføres i samme rekkefølge for å spesifisere en oppgave riktig.

1. Definere sentrale prosesser

Du må tenke på alle de sentrale prosessene som selskapet har. Det begynner med å definere hvilke prosesser som vil bli avgrenset og kartlagt i prosedyrehåndboken, og opprette et sammendrag av alle prosedyrene som er ønsket å inkludere.

Selv om hver prosess kanskje ikke er plassert, er det viktig å etablere det mest grunnleggende og viktige. For eksempel kan en restaurant definere sentrale prosesser på hvordan en bestemt rett er laget, men like viktig er restaurantrengjøringsprosessen.

En liste over de sentrale prosessene som er nødvendige for å integreres i prosedyrerhåndboken, bør opprettes etter å ha kartlagt den. Ordningen vil fungere som en guide for å sikre ikke å forlate noen av oppgavene når du begynner å skrive manualen.

Det kan tjene deg: Operasjonssyklus

2. Skriv en introduksjon

Inkluder en kort beskrivelse av hva manualen inkluderer, som rettes direkte til personene som vil bruke manualen, hva leserne kan forvente når du bruker manualen og den beste måten å bruke manualen på (det vil si "Les den fra begynnelse til slutt ”Eller“ Bruk det som en referanse til å søke etter prosedyrer etter behov ”).

3. Etablere et flytskjema for hver prosess

Hver prosess er definert av trinnene eller oppgavene som er nødvendige for å fullføre den. Hvis et trinn er utelatt, kan du representere å miste eller forsinke en ordre, eller ha et mangelfullt sluttprodukt. Å etablere et flytskjema er å definere arbeidsflyten.

For å fullføre en manual må du starte med en prosess samtidig: Start med den første prosessen med ordningen. De nødvendige trinnene for å fullføre prosessen er beskrevet, deretter blir detaljene for hvert trinn returnert og skrevet.

Du må sørge for at hvert trinn er klart og kortfattet. Hvert trinn må gi nok detaljer slik at hvem som helst kan følge instruksjonene.

Anta for eksempel at en prosedyre for salgsprosessen opprettes ved et internettbehov. Først blir det laget en flytskjema for hvordan den potensielle kunden opprinnelig blir kontaktet etter den forespurte informasjonen: via telefonsamtale, e -post eller tekstmelding.

Hvis utsiktene ikke i utgangspunktet kunne kontaktes, hvor mange ganger salgsteamet følges, med spesifikke skript for hver kontakt.

Når du kontakter klienten er et annet skript tildelt, samt et sett med oppfølging, avhengig av om kunden kjøpte produktet eller bestemte seg for å vente.

4. Levere prosedyren til en annen person for å lese den

Det er viktig å lage en co -arbeider eller noen som er kjent for å lese den og følge instruksjonene som de er skrevet. Denne personen kan gi verdifulle kommentarer hvis det er trinn som ikke kunne fullføre eller ikke forsto.

Kommentarene basert på kommentarene renses. Det er mulig at du trenger å omskrive, redigere eller legge til noe i instruksjonene.

5. Lag sjekklister og skjemaer

For enhver prosess er det lettere for teammedlemmer å følge et skjema eller sjekkliste. Det er grunnen til at det må utvikles en detaljert mal, basert på kartleggingsprosessen.

Det kan tjene deg: Prinsipper for administrativ kontroll

Hvis spesifikk informasjon er nødvendig når klienten kommer inn, bør du sørge for at malen har all nødvendig informasjon, presentert på en kortfattet måte.

Det skal ikke antas at teammedlemmer husker alt som indikerer prosedyren, spesielt når en klient sitter foran dem. Kontroller og skjemaer må integreres som et vedlegg til flytskjemaet og prosesstrinnene.

6. Integrer det i en prosedyrehåndbok

Etter at en flytskjema er tildelt hver prosess og alle støttemaler er opprettet, er de integrert i en komplett prosedyrehåndbok. Manualen er organisert basert på avdelinger.

For eksempel kan prosedyremanualen ha "salg", "drift" og "distribusjon" -seksjoner. Hver seksjon er delt inn i de sentrale prosessene til den avdelingen, vanligvis i den rekkefølgen hver sentrale prosess utføres i den generelle levering av produktene.

I delen "Distribusjon" kunne flere hovedprosesser være, for eksempel "Få bestillingen", "Emballasje for levering", "frakt" og "Følg -up".

Prosedyrerhåndboken er organisert med et innholdstabell, og hver prosedyre er tydelig klar med en dristig titteloverskrift.

Et deksel er inkludert i navnet på manualen, en tabell med innhold, introduksjonen og prosedyrene i størrelsesorden innholdstabellen.

Du kan til og med plassere faner slik at teammedlemmer lett gjennomgår manualen, for å hjelpe dem med å finne de relevante prosedyrene i avdelingene sine.

Endelig blir kopiene laget og distribuert. Du må fremme kontinuerlig tilbakemelding og oppdatere manualen når det er nødvendig. Det må være en manual tilgjengelig i et utpekt område med hvert funksjonelt sted, som bruker retningslinjer og prosedyrer.

Prosedyre Manual Eksempler

-Manual for matlaging av hamburgere på en bestemt måte.

-Manual for hvordan du handler før brann, jordskjelv eller naturkatastrofe.

-Manual for hvordan du handler før kundeklager eller en aggressiv kunde.

-Manual for å utføre en valg av personellutvalg.

-Manual for å vite hvordan du jobber på en restaurant.

-Manual for hvordan du betjener klienten hos Amazon.