Kontor i forretningsverdenen funksjoner, utstyr og materiale

De Kontor i næringslivet Det representerer den delen av selskapet der de mottatte dataene blir behandlet, for å levere den informasjonen som organisasjonen krever for normal utvikling av dens drift eller aktiviteter.

Dets betydning er gitt fordi hvert selskap som produserer varer eller tjenester, uansett hva grenen den spesialiserer seg, trenger et sett med mennesker som administrerer operasjonen og administrerer de andre administrative funksjonene. De fleste av disse menneskene jobber på kontorer.

Mengden personell på et kontor kan variere, men alle organisasjoner, uavhengig av deres type eller størrelse, trenger kontoransatte for å ta seg av hverdagslige oppgaver. Kontorarbeidere håndterer mange forskjellige aspekter av et selskap.

Disse aspektene inkluderer regnskap, tekst og databehandling, telekommunikasjon og andre aktiviteter. De er nødvendige i alle sektorer av økonomien, fra produksjon til transport. 

Teknologi gir et grunnleggende bidrag på kontoret: det gjør at det kan gjøres en større mengde arbeid i en kortere periode.

[TOC]

Kontorfunksjoner

Kontoret i næringslivet kan ha forskjellige funksjoner:

- De viktige tjenestene som leveres av kontoret inkluderer både administrative tjenester og andre typer til de andre avdelingene i organisasjonen, som ikke kan jobbe uten kontoret.

- Kontoret er like viktig i en organisasjon som hjernen i menneskekroppen. Derfor er kontoret selskapets hjerne. Samle informasjon fra forskjellige interne og eksterne kilder, registrere, organisere og analysere for å gjøre den tilgjengelig for ledelsen. Alle typer informasjon, både fortid og nåtid, er tilgjengelig på kontoret.

- Kontoret fungerer også som mellomledd. Koble omverdenen med de forskjellige avdelingene og omvendt. Alle salgsordrer mottas via kontoret. Kobler organisasjonen med kunder, leverandører, myndigheter og allmennheten. PR er veldig viktige i moderne kontorer.

- Det er hjertet i alle forretningsaktiviteter; Det er som et administrativt nervøst senter. Fra kontoret sirkulerer informasjon om kjøp, salg, finans og kommunikasjonssirkulater.

- Det er et kontrollsenter; Det er virkemidlene for at selskapets retningslinjer blir utført. Når virksomheten vokser, er hver leder delegert makt til å ta sine egne beslutninger og handlinger. Dermed vil hver avdeling ha sitt eget kontor, for å lette ledelsen for å skissere planene og retningslinjene.

Noen sentrale handlinger som utføres på kontorene er:

• Møter.
• Ring oppmerksomhet.
• Godta selskapets strategi.
• Enig mål.
• Organisering av fysiske og datamaskinarkiver.
• Kundeservice.
• Utskrift og kopi av dokumenter.

Utstyr og materiale

Kontorteam har utviklet seg for å tillate større automatisering. Kontorautomasjon betyr å bruke maskinene for å utføre repeterende og kjedelige oppgaver som folk tidligere har utført. Teamene hjelper også arbeidere til å gjøre jobben sin raskere og effektivt.

Blant lagene vi kan finne på et kontor er:

Kommersielt telefonsystem og telefonnumre

De er de viktigste virkemidlene som brukes til direkte kommunikasjon med kunder og leverandører.

Datamaskiner

Å behandle informasjonen, som for øyeblikket er sjelen til ethvert kontor. De er også viktige for kommunikasjon, takket være e -post.

Datanettverk og internettforbindelse

Hvis informasjon er sjelen til selskapet, er datanettverk arteriene som kanaliserer informasjonen gjennom alle områder av virksomheten. En Ethernet -ledninger, rutere og et modem er nødvendig for å koble det lokale nettverket til Internett.

Multifunksjonelle skrivere

Når informasjonen er digital, vil vi skrive den ut, og hvis den er skrevet ut, vil vi skanne den. På den annen side ønsker vi å motta eller sende det med faks. Disse lagene gjør alt.

Papirknusere

Når du genererer trykt papir, må du ødelegge det mange ganger. Kontoret er ansvarlig for informasjonen du har.

Fotokopier

Grunnleggende for å lage kopier av dokumenter.

Video- og skjermprojektorer

Brukt til presentasjoner i møterommet.

Lag for kjøpmenn

Salgsmaskiner og kassaapparat.

Møbler

Innenfor møblene på et kontor kan vi finne følgende:

• Stoler
• Pulter
• Kubikler
• Skap
• Tepper
• Møter for møter

Kontormateriell og forsyninger

Noen av materialene og forsyningene som er nødvendige for drift av et kontor er:

• Hvit papirark: Brukes til inntrykk og kopier, for å skrive små notater og for presentasjoner i Rotafolios.
• Rull papir: Faks termisk papir, etikettbånd, salgssted papir.
• Pre -respree Forms: Fakturaer, skatteredeklarasjon, betalingskvitteringer, stasjonære kalendere.
• Tagger og limpapir: Mappetiketter, prisetiketter og post-it-notater.
• Forbruksvarer for utskrift: Blekkpatroner og tonerpatroner.
• Bærbare lagringsmedier: USB -minner og minnekort.
• Mekaniske festemidler: Klipp for papir og sommerfugl, stifter.
• Kjemiske festemidler: Gjennomsiktig limtape, lim.
• Rengjøring av artikler: Trapes, binger, gjenvinningsbeholdere, kvast, såpe, atmosfære, desinfeksjonsmidler, papirhåndklær og toalettpapir.
• Små maskiner: Papirboring, stiftemaskiner, tannkjøttforseglinger, nummereringsmaskiner og salapuntas.
• Fysisk lagring: Mapper, konvolutter, bokser, hyller og skrivebordsarrangører.
• Skrive materialer og korrektorer: blyanter, penner, markører, korrigerende tape, korrigervæske og trekk.

Eksempler på jobber på et kontor

Forfattere/redaktører på nettsteder og aviser 

Forfattere og redaktører, enten de tilhører arbeidsteamet eller jobber hjemmefra, jobber på et kontor. Forfattere lager innhold for trykte publikasjoner, websider og blogger. Redaktørene korrigerer innholdet som er skrevet.

Resepsjonister

En resepsjonist er på et kontor som mottar kunder og leverandører, skriver e -post, svarer på telefonsamtaler, tar meldinger, sender e -post, kommuniserende telefonsamtaler til spesifikke ansatte og arkiverer.

Kundeservicerepresentanten må være godt informert om virksomheten han jobber, så vel som på sine produkter og tjenester, for å kunne hjelpe kunder. Du må svare på samtaler og e -postmeldinger, ta bestillinger og gi refusjon.

Regnskapsførere

Regnskapsførere eller regnskapsførere jobber i et kontormiljø. Dine oppgaver inkluderer skatteforberedelser, betaling av regninger, mottar betalinger, blant andre.

Ledere

Kontoransvarlige administrerer kontorarbeid. Deres forpliktelser kan variere fra å ansette, avskjedige eller programmere personalets arbeid, delegere funksjoner, trene nye ansatte, lage og håndheve kontorpolitikk, føre tilsyn med arbeidsteamet, løse situasjoner og vedlikeholde datasystemer.

Samtalen sentrerer oppmerksomhet

Folk som jobber i et kundesenter, må svare på telefonsamtalene til selskapets kunder som de jobber. Du må svare på spørsmålene dine, motta krav og prosessordrer.

Referanser

1. Rob Waugh (2017). Hva er det neste for kontorteknologi? Telegrafen. Small Business Connect. Hentet fra: telegraf.co.Storbritannia.
2. Lucy Kellaway (2013). Hvordan datamaskinen endret kontoret for alltid. BBC nyheter. BBC tatt.com.
3. Wikipedia, The Free Encyclopedia (2018). Kontorledelse. Hentet fra: i.Wikipedia.org.
4. Yajaira Gutierrez (2012). Grunnleggende kontoroppfatninger. Hentet fra: pedageducomercial.Blogspot.com.
5. James Bucki (2018). Viktig kontorutstyr for å starte en bedrift. Balanseoperasjonen og teknologien. Tatt fra: TheBalance.com.