Selskapskontrollprinsipper

Hva er prinsippene for kontroll?

De Prinsipper for kontroll av et selskap Dette er regelverket som krever eksistens av prosedyrer og prosesser som er etablert i regnskapssystemer for å hjelpe ledere til å føre tilsyn og regulere forretningsaktiviteter, og dermed garantere at selskapets eiendeler er beskyttet.

Målet med kontrollprinsippene er å sikre at regnskapssystemet fungerer riktig og at forretningshendelser er nettopp registrert. Det er klart at ledere ikke kan føre tilsyn med alle ansatte, så det er en mulighet for at noen feil oppstår eller at det oppstår noe svindel.

For å identifisere og etablere effektive kontroller, må ledelsen kontinuerlig evaluere risikoen, føre tilsyn med implementeringen av kontroll og endre kontrollene etter behov.

Å ha en slik viktig forretningsfunksjon gir rimelig sikkerhet ved å redusere sannsynligheten for feil og ivareta organisasjonens eiendeler. På grunn av dens betydning, må selskaper vurdere de grunnleggende kontrollprinsippene.

Hva er prinsippene for kontroll?

1. Kontrollmiljø

Ledelsesstilen og forventningene til ledere på høye nivåer, spesielt deres kontrollpolitikk, bestemmer kontrollmiljøet.

I et kontrollmiljø er det et ekstra tilsyn gjort av en ledelsesutvalg, som sikrer at det er administrativ integritet, etiske verdier, en godt definert organisasjonsstruktur og kompetente og pålitelige ansatte, og tildeler autoritet og ansvar.

2. Kontrollaktiviteter

De er spesifikke retningslinjer og prosedyrer som ledelsen bruker for å oppnå sine mål. Disse inkluderer følgende:

Oppgaveseparasjon

Det krever at forskjellige personer blir tildelt å utføre forskjellige oppgaver i relaterte aktiviteter, spesielt de som involverer autorisasjon, varetekt eller vedlikehold av poster.

Det kan tjene deg: UEPS og PEPS -metoder

Ved å kreve at forskjellige mennesker gjør disse funksjonene, opprettes et balansert kontrollsystem.

Transaksjon og aktivitetsgodkjenning

Det hjelper til med å sikre at alle bedriftsaktiviteter overholder etablerte retningslinjer og retningslinjer.

Krev at visse ledere godkjenner visse typer transaksjoner, legger til en ekstra forpliktelse til regnskapsposter, og viser at transaksjoner er blitt analysert og godkjent av den tilsvarende myndighet.

Dokumentstandardisering

Det inkluderer opprettelse av fakturaer og andre enkle dokumenter og tilstrekkelig.

Standardisering letter gjennomgangen av gamle poster ved å søke opprinnelsen til noe avvik i systemet. Mangelen på standardisering kan føre til at noen elementer blir oversett eller misforstått i denne gjennomgangen.

Fysiske og tilgangskontroller på eiendeler og poster

De er elektroniske eller mekaniske kontroller (safer, identifikasjonskort, gjerder, boksbokser, videokameraer, låser) eller datakontroller, relatert til tilgangsprivilegier eller etablert støtte- og gjenopprettingsprosedyrer.

Teknologi kan generelt komme der folk ikke kan, og kan være på jobb 24 timer i døgnet uten behov for ekstra betaling.

Kontrolltilgang til et regnskapssystem gjennom passord, blokkeringer og elektroniske tilgangsposter holder uautoriserte brukere utenfor systemet, akkurat som det gir en måte å revidere bruken av systemet for å identifisere feil.

Uavhengige anmeldelser

Bedrifter må med jevne mellomrom gjennomgå kontrollsystemene sine. Som må gjøre en person som ikke har gjort noen del av arbeidet som vil bli bekreftet.

Disse vurderingene er med på å garantere påliteligheten av regnskapsinformasjon og effektiviteten av driften.

Det kan tjene deg: Rexpression av regnskap: Metoder og eksempel

Tildeling av ansvar

Selskapet må tydelig etablere ansvar. Tilordne spesifikke ansvarsområder til folk garanterer at de forstår hva deres funksjon er for å opprettholde kontrollen.

Hvis noe ansvar er åpenbart, vil et effektivt kontrollsystem gjøre det klart hvem som ikke gjør en tildelt oppgave.

Eksempler

Alle disse kontrollene oppfyller målene for kontrollprinsippet. Etter at kontrollene går, trenger ikke ledere å føre tilsyn med aktiviteten til hver ansatt. De kan med jevne mellomrom gjennomgå kontrollene for å sikre at de fungerer riktig og fokuserer på forretningsstyring.

Oppgaveseparasjon

Det er god kontroll å sikre at rekordvedlikeholdsfunksjoner er atskilt fra faktisk kontantstyring.

Av denne grunn er kassereren ansvarlig for å belaste kunder kontant, med mulighet for å sette den inn i banken, og regnskapsavdelingen er ansvarlig for å registrere disse kontantmottakene og gjøre bankavstemminger.

På denne måten kan en enkelt person ikke ta kundens penger og underslå dem, og deretter dekke opp med uredelig regnskap.

Hvis to personer gjør disse verkene, er den eneste måten svindel kan fungere om hver person er i samsvar med den andre. Det er klart at to medskyldige ansatte er mye mindre utsatt enn en enkelt ansatt som stjeler.

Godkjenninger

Krevende godkjenning for å betale betalinger av klumpete utgifter kan forhindre at skruppelløse ansatte foretar store uredelige transaksjoner med selskapets midler.

En offisiell prisliste fungerer som en godkjenning til salgspersonell til å selge med disse prisene. I tillegg kan det være en kontroll som lar salgssjef autorisere rimelige endringer i prislisten.

Det kan tjene deg: Total kostnad: Funksjon, hvordan den beregnes og eksempel

Personell og ferierotasjon

Den obligatoriske ansattes rotasjon eller høytidsperioden implementeres for å oppdage uredelige ordninger der det er nødvendig å ha et vanlig system for å opprettholde det.

Hvis regnskapsføreren endrer ansvar hver annen måned, vil en person ikke kunne utføre et falskt system konsekvent.

Fysiske revisjoner

Fysiske revisjoner inkluderer manuell antall kontanter og andre fysiske eiendeler som er registrert i regnskapssystemet, for eksempel varelager.

Fysisk telling kan avsløre skjulte avvik i regnskapsbalanser ved å ignorere elektroniske poster fullstendig. Kontantantall på salgspunkter kan gjøres daglig eller til og med flere ganger per dag.

De største prosjektene, for eksempel fysisk inventar, må utføres sjeldnere, kanskje årlig eller kvartalsvis.

Periodiske regnskapsforløp

De garanterer at saldoen til regnskapssystemet sammenfaller med saldoen til andre enheter, for eksempel banker, leverandører og kunder.

Forskjellene som er funnet mellom denne typen komplementære kontoer kan avsløre avvik i sine egne kontoer, eller at feil stammer fra de andre enhetene.

Automatiserte kontroller

De er sannsynligvis de vanligste interne kontrollene fordi de ikke bare beskytter selskapet, men også øker effektiviteten.

Automatiserte tidsklokker er et godt eksempel. Ansatte sjekker for disse klokkene når de ankommer, og bekreft deretter på slutten av dagen.

Den automatiserte tidsklokken eliminerer muligheten for at ansatte jukser med arbeidstiden.