Sjefssekretær

En eksekutivsekretær er den som støtter de høye ledere av et selskap

Hva er eksekutivsekretæren?

De Sjefssekretær Det er en jobb eller yrke som tjener til å gi maksimal støtte til ansatte med høyt rangering i et selskap eller organisasjon. Det vil være den som vil organisere og opprettholde planen for lederne og hjelpe dem med å utføre et bredt utvalg av administrative oppgaver.

Målet er å bidra til den generelle effektiviteten til virksomheten, ved å sikre at alle tilordnede administrative oppgaver vil bli utført på en betimelig og effektiv måte.

En sekretær er personen som gir administrativ støtte, og kan utføre oppgaver som å skrive og arkivere, svare på telefonen og overføre meldinger.

Eksekutivsekretæren, eller administrativ assistent, gjør også noen av disse aktivitetene, i tillegg til koordinering av kontoret, forskning av produkter, samspillet med leverandørene, forespørselen om produkter og opprettelse av en database.

Normalt får utøvende sekretærer høyere lønn enn sekretærer, fordi de utfører funksjoner med høyt nivå og akselererer kontorproduktiviteten. De kan innta denne stillingen både menn og kvinner.

Eksekutivsekretærprofil

- Bachelor of Business Administration eller relaterte felt.

- Erfaring bevist som utøvende sekretær eller en lignende administrativ rolle.

- Vær kompetent i styringen av Microsoft-Offfice på en integrert måte, og i "back-offfice" -programvaren, for eksempel ERP-systemer.

- Dyp kunnskap om administrasjon av kontorer og grunnleggende regnskapsprosedyrer, så vel som det relevante tekniske ordforrådet som håndteres i bransjen.

- Kjennskap til de grunnleggende forskningsmetodene og med teknikkene for presentasjon av rapporter.

Kan tjene deg: Strukturell endring: konsept, egenskaper, eksempler

- Utmerket tidsstyring og tidsstyringsevner.

- Enestående kommunikasjons- og forhandlingsevner.

- Integritet og konfidensialitet.

- Vis hastighet og evne både i tidsstyring og multitasking -evner (multitask).

Ferdigheter som trengs

- Utøvende sekretærer må være effektive i Grunnleggende ferdigheter for eksempel skriving, grammatikk, stavemåte og tegnsetting, og å ha erfaring med å bruke kontorutstyr og programvare, for eksempel tekstbehandling, regneark og grafikk.

- De må ha utmerkede ferdigheter for Administrer tid og muligheten til effektivt å oppfylle forskjellige ansvarsområder.

- Det trenger også andre egenskaper, for eksempel god dømmekraft, diplomati, skjønn og Evne til å løse problemer autonomt.

- De trenger solid kommunikasjons ferdigheter For å samhandle med publikum, skrive rapporter og gjennomgå publikasjoner.

- Vet Vær total oppmerksomhet Hva andre sier, tar seg tid til å forstå poengene som blir stilt, stille spørsmål som passende og ikke avbryte i upassende øyeblikk.

- Total forståelse av skriftlige bønner og avsnitt I arbeidsrelaterte dokumenter.

- Kommunisere tydelig Med andre mennesker for å overføre informasjonen effektivt.

- Ha en Effektiv skriftlig kommunikasjon, som mest passende for publikums behov.

- De må utvikle kritisk tenking, Bruk av logikk og resonnement for å identifisere styrker og svakheter ved alternative løsninger, konklusjoner eller tilnærminger til problemene som oppstår.

- Kunne anta en Proaktiv læring, Forstå implikasjonene av den nye informasjonen for problemløsning og aktuell beslutningstaking.

Kan tjene deg: direkte arbeidskraft

- Være i stand til Gjennomgå og evaluere deres egen ytelse og andre mennesker eller organisasjoner, for å gjøre forbedringer eller ta korrigerende tiltak.

Funksjoner av en utøvende sekretær

- En eksekutivsekretær kan være ansvarlig for den lille boksen og regnskapet, men kan også administrere et budsjett.

- Du kan publisere elementer på et nettsted, selv om du også kan designe og administrere nettstedet.

- Du kan gjøre datainnføring i et regneark som det har designet og som bruker for rapporteringsfunksjoner.

- En utøvende sekretær kan føre tilsyn med administrativt personale. Han informerer ofte administrerende direktør, og kan støtte en eller flere ledere på høyt nivå.

Ansvar

Oppmerksomhet til ledere

- Opprettholde planen for lederne og hjelp til planleggingen av utnevnelsene, styret for styret, konferanser osv.

- Delta på møter for å lage minutter og møte minutter, og deretter sammenstille dem, transkribere og distribuere dem.

- Gjør alle reisearrangementer for ledere: Passasjeinnkjøp, hotellreservasjon, levering per dag, styring og gjennomgang av relevant dokumentasjon, etc.

- Gjennomføre de betrodde undersøkelsene, samle inn data og utarbeide dokumenter eller rapporter for vurdering og presentasjon av ledere, komiteer og felles for styremedlemmer, som tildelt.

- Håndtere konfidensielle dokumenter, og sørg for at de forblir beskyttet og trygge.

Intern og ekstern interaksjon

- Motta og filtrere telefonsamtalene, omdirigere dem til den aktuelle personen når det er praktisk.

- Håndtere, prioritere og distribuere all innkommende eller utgående korrespondanse (e -post, brev, fakser, pakker osv.), lese og analysere notatene, presentasjonene og innkommende rapporter for å bestemme viktigheten og planlegge distribusjonen.

Det kan tjene deg: Industriell økonomi: konsept, betydning, eksempel på Mexico

- Utarbeide svar på korrespondansen som inneholder rutinemessige konsultasjoner.

- Overvåke bruk av kontorrekvisita og forhandle betingelser med leverandører for å sikre at ordrer er mer lønnsomme.

- Møt med enkeltpersoner, spesielle interessegrupper og andre, på vegne av ledere, komiteer og styre.

- Velkommen besøkende og avgjøre om de skal få tilgang til visse spesifikke personer.

Administrativ støtte

- Hold elektroniske og papirjournaler arkivert, og sørg for at informasjonen er organisert og lett tilgjengelig for å gjenopprette den raskt.

- Utarbeide fakturaer, rapporter, brev, regnskap og andre dokumenter, ved hjelp av tekstbehandlingsprogramvaren, regneark, databaser og/eller presentasjoner, og gir også tilsvarende hjelp til regnskap.

- Utfør generelle kontoroppgaver, for eksempel å opprettholde administrasjonssystemer og bære grunnleggende regnskapsarbeid.

- Koordinere og direkte kontortjenester, for eksempel poster og budsjettforberedelse, for å hjelpe ledere.

- Etablere og føre tilsyn med administrative retningslinjer og prosedyrer, både for kontorer og organisasjonsansatte.

- Gjennomgå driftspraksis og prosedyrer for å avgjøre om forbedringer kan gjøres i områder som arbeidsflyt, rapportering eller utgifter prosedyrer.

- Overvåke og trene annet administrativt personale.

Referanser

1. Brukbar. Eksekutivsekretær stillingsbeskrivelse. Hentet fra ressurser.Brukbar.com.
2. Hrvillage. Eksekutivsekretær stillingsbeskrivelse. Hentet fra hrvillage.com.
3. BSR. Utøvende sekretæransvar. Hentet fra Beastsampleresume.com