Prosjektadministrasjon Hva er, faser, mål, eksempler

De prosjektledelse er å overholde utøvelsen av begynnelsen, planlegging, utførelse, kontroll og lukking av arbeidet til et team for å tilfredsstille konkrete årsaker til suksess og oppnå spesifikke mål på det tidspunktet angitt. Derfor er det anvendelse av ferdigheter, teknikker, kunnskap og verktøy for å programmere aktiviteter som oppfyller kravene i et prosjekt.

Et prosjekt er et forbigående verk designet for å generere et unikt resultat, service eller produkt, med en definert begynnelse og avslutning, som foretas for å oppnå bemerkelsesverdige mål og mål, for å generelt oppnå merverdi eller en gunstig endring.

Den tidsmessige kvaliteten på prosjektene er uenige i rutinemessige drift av virksomheten, som er enkle iterative, semi -permanente eller permanente aktiviteter, for å produsere tjenester eller produkter eller produkter.

Å ikke ha en prosess for å administrere prosjekter kan føre til bortkastet tid, tap av penger og dårlig ytelse.

Faser av prosjektledelse

Initiering

Initieringsfasen bestemmer prosjektets art og omfang. Forretningsmiljøet må forstås og også sikre at de nødvendige kontrollene er innlemmet i prosjektet.

Prosjektinitieringsdokumenter er en serie skrifter som brukes til å opprette en regulering under prosjektvarighet. Disse inkluderer:

- Prosjektforslag: Idé bak prosjektet, Generelt mål, varighet.

- Prosjektomfang: Prosjektstyring og overvåking.

- Brytende arbeidsstruktur: En skala av arbeidet som skal gjøres, til og med de daglige oppgavene.

- Ansvarsfordelingsmatrise: Roller og ansvar er i samsvar med resultatene.

- Analyse av forretningsbehov og krav mot målbare mål.

- Gjennomgang av nåværende operasjoner.

- Prosjektbrev, inkludert kostnader, oppgaver, leveranser og tidsplaner.

Planlegger

Hovedmålet er å planlegge tid, kostnader og ressurser for å estimere det nødvendige arbeidet og dermed effektivt styre risikoen under prosjektutførelse. Den består i å bestemme metodikken for å følge prosjektledelsen.

- Identifiser leveransene og skape brokenhetsstrukturer i arbeidet.

- Identifiser de nødvendige aktivitetene for å fullføre disse leveransene og dermed koble disse aktivitetene med en logisk sekvens.

- Estimere kravet til ressurser for aktiviteter.

- Beregn tid og kostnad for aktiviteter.

- Planlegg utvikling og budsjett.

- Risikoplanlegging.

- Få formell godkjenning for å begynne å jobbe.

Henrettelse

Under henrettelse bør du vite hva som er de planlagte frister som må utføres. Utførelsesfasen garanterer at leveransene i prosjektadministrasjonsplanen blir laget deretter.

Det kan tjene deg: Forretningsstørrelser: Klassifisering og egenskaper (eksempler)

Denne fasen innebærer passende tildeling, koordinering og styring av menneskelige ressurser og all annen ressurs, for eksempel materialer og budsjetter. Resultatet av denne fasen er leveransene i prosjektet.

Prosjektdokumentasjon

For å opprettholde budsjettet, omfanget, effektiviteten og rytmen, må et prosjekt ha fysiske dokumenter relatert til hver spesifikk oppgave.

Med riktig dokumentasjon er det lett å se om kravene til et prosjekt er oppfylt eller ikke eller ikke. Dokumentasjonen gir informasjon om hva som allerede er fullført for det prosjektet.

Hvis det gjøres riktig, kan dokumentasjonen være ryggraden i suksessen til et prosjekt.

Overvåking og kontroll

Den består av prosessene som utføres for å observere utførelsen av prosjektet, for å kunne identifisere potensielle problemer på en riktig måte og korrigerende tiltak kan iverksettes når det er nødvendig for å kontrollere utførelsen av prosjektet.

Prosjektytelse blir observert og målt for å identifisere variasjoner i prosjektstyringsplanen.

Det gir også tilbakemelding mellom de forskjellige fasene i prosjektet, for å implementere forebyggende eller korrigerende tiltak for å oppfylle prosjektstyringsplanen.

Lukking

Inneholder den formelle enden av prosjektet og dets aksept. Administrative aktiviteter inkluderer dokumentasjon av lærdommen. Det består av å fullføre alle aktivitetene i hele settet med prosesser for å lukke prosjektet formelt.

Den påfølgende gjennomføringen av utførelsen er også inkludert i denne fasen. Dette er en viktig fase for prosjektgruppen å lære av erfaringer og anvende det i fremtidige prosjekter.

Ting som fungerte bra og analyserte tingene som ikke fungerte for å generere lærdommer, bør observeres i prosjektet.

Prosjektadministrasjonsmål

Målet med prosjektledelse er å gjennomføre et fullstendig prosjekt som tilfredsstiller klientens mål.

Utvikle prosjektfasene vellykket

Et prosjekt, uavhengig av størrelse, involverer generelt fem særegne faser av like stor betydning: initiering, planlegging, utførelse, overvåking og kontroll, lukking.

Utvikling og utførelse uten problemer og uten avbrudd i alle de tidligere fasene garanterer suksessen til et prosjekt.

Kommunisere effektivt

Det bør alltid tas i betraktning at suksessen eller fiaskoen i et prosjekt i stor grad avhenger av teamarbeid. Derfor er nøkkelen til suksess alltid i samarbeid.

Kan tjene deg: Utviklingsmodus

For dette formål er det å etablere god kommunikasjon av stor betydning. På den ene siden må informasjonen artikuleres tydelig og fullstendig, slik at alle forstår den helt. På den annen side må du ha muligheten til å lytte og motta konstruktive kommentarer.

Oppnå hovedmålet med prosjektet

Hovedmålet med prosjektet innen den estimerte tiden må fullføres, med forventet kvalitet og innenfor budsjettet som vurderes.

Optimaliser de nødvendige innspillene og deres søknad for å oppfylle de forhåndsdefinerte målene for prosjektet er et problem der det alltid er et forbedringsrom.

Alle prosesser og prosedyrer kan være reformerende og oppdatert for å forbedre bærekraften til et prosjekt og også for å lede teamet gjennom den strategiske endringsprosessen.

Produsere et prosjekt som følger kundene til klienten

Dette kan bety at klientens visjon er nødvendig og reform.

Tilfredsstillende kundeforventninger og holde det lykkelig fører ikke bare til vellykket samarbeid, noe som kan bidra til å eliminere overraskelser under prosjektgjennomføring, men garanterer også bærekraft i fremtiden.

Fordeler med prosjektledelse

Den største fordelen med prosjektledelse er at det hjelper til å administrere prosjekter effektivt. Dette gjør det mulig å løse problemer raskere.

Større effektivitet i levering av tjenester

Prosjektledelse gir et veikart som enkelt følges og fører til gjennomføring av prosjektet. Etter at det er kjent hvor du skal unngå jettegryter, er det logisk å tenke at du vil jobbe mer intelligent og effektivt.

Kundetilfredshet

Hver gang et prosjekt er ferdig i tide og under budsjettet, etterlater kunden fornøyd. Og en lykkelig klient er noen som vil se igjen.

Den intelligente prosjektadministrasjonen gir verktøyene som lar dette klient-/administratorforholdet fortsette.

Større effektivitet i levering av tjenester

De samme strategiene som tillater å fullføre et prosjekt vil også tjene mange ganger for andre prosjekter.

Forbedrer vekst og utvikling innen utstyret

Positive resultater genererer ikke bare respekt, men inspirerer ofte prosjektgruppen til å fortsette å lete etter måter å prestere mer effektivt.

Kan tjene deg: Produksjonsavdeling

Større fleksibilitet

Kanskje en av de største fordelene med prosjektledelse er at den tillater fleksibilitet. En sikker administrasjon av prosjektet gjør det mulig å trekke strategien slik at prosjektet blir fullført.

Imidlertid er skjønnheten med en slik organisasjon at hvis en smartere bane blir oppdaget å ta, kan den tas. For mange små og mellomstore selskaper er bare dette verdt inngangsprisen.

Økt risikovurdering

Når alle spillerne er på linje og strategien er i deres sted, vil de potensielle risikoene hoppe til å smelle.

Prosjektadministrasjon gir et rødt flagg til rett tid: Før du begynner å jobbe på slutten av prosjektet.

Eksempler på prosjektledelse

American Airlines

Fusjonen av American Airlines med US Airways skapte en overlapping innen teknologi og programmer. De visste at regneark ikke var nok til å administrere komplekse ressurser og prosjekter.

For å få synlighet i bredere divisjons- og globale prioriteringer, begynte de å bruke prosjektledelse for personellinngang, ressursstyring og kapasitetsplanlegging.

Som et resultat gikk flyselskapet fra å utnytte informasjonen om informasjonsteknologi fra 10% til 20%. Dette tilsvarer en netto positiv innvirkning på flere millioner dollar i balansen.

Nå har de tilgang til mer pålitelige og bedre data for å ta kritiske beslutninger om prosjekter og ressurser.

Royal Bank

Royal Bank of Scotland trengte å implementere konsistente og pålitelige data for å informere økonomiske og ressurser vedtak. Derfor valgte de prosjektledelse for å fremme denne konsistensen. Dermed 35 arvelige systemer, mer enn 50 verktøy utviklet av brukere og hundrevis av regneark trukket tilbake.

Med dataene i forskjellige formater og hundrevis av prosjekter som administreres av forskjellige systemer, ønsket de å kontrollere dataene sine for å se klientporteføljen tydeligere.

I løpet av tolv måneder kunne de overholde sin virksomhetssak og oppnå avkastning på investeringen. Underveis har gjennomsiktighet forbedret og redusert kostnadene i hver forretningsenhet.

Referanser

1. PROSJEKTLEDELSE. Hentet fra: i.Wikipedia.org.
2. Hva er prosjektledelse? Hentet fra: pmi.org.
3. Hva er målene med prosjektledelse? Hentet fra: Clarizen.com.