Funksjoner av en sekretær

Blant de viktigste Funksjoner av en sekretær De legger vekt på agendaen, ivaretar publikum og administrerer konfidensiell informasjon. Det er personen som er ansvarlig for å utføre administrative assistanseoppgaver på et kontor.

Denne stillingen kan utøves av en mann eller en kvinne, selv om den vanligste er at det er en kvinne som utøver ham. De har vanligvis ansvaret for konfidensielle saker med noe hierarki i selskapet, for eksempel direktører, ledere, presidenter, blant andre. Som kommer til å gjøre dem til den høyre hånden til den utøvende leder som de jobber.

Hvis selskapet er lite, er sekretærens største arbeidsmengde relatert til grunnleggende kontoroppgaver.

Noen land i verden dedikerer en spesiell dag i året for å takke og feire arbeidet sitt. For eksempel i Colombia, Peru og Mexico er sekretærdagen 26. april, mens det i Venezuela er 30. september.

Hovedfunksjoner til en sekretær

Arbeidet til en sekretær er å støtte sjefen hans for å overholde sin rolle i organisasjonen fullt ut, uten forsinkelser eller distraksjoner.

Selv om selskapets art påvirker typen arbeid som kreves av en sekretær, kan det sies at hovedfunksjonene er:

1- Agenda Management

Det er sekretærens ansvar å holde seg oppdatert med dagsordenen til personen han jobber. Der må du gjenspeile alle jobbforpliktelsene dine og noen ganger personlige.

Du må også oppbevare dataene til alle personer og institusjoner som arbeidsgiveren din må være relatert.

Sekretærens agenda fungerer vanligvis som en operasjonell logg over den utøvende utøvelsen hun jobber.

2- Oppmerksomhet til publikum

Oppmerksomheten til publikum er en av de mest grunnleggende oppgavene som sekretæren må gjøre. Du må svare på samtaler og registrere deres grunn, så vel som alle disse dataene som lar arbeidsgiveren din overvåke saken.

Det er også personen som mottar besøkende på kontoret. Dette er grunnen til at det er viktig at sekretæren opprettholder et bilde i henhold til bedriftsbildet på arbeidsplassen.

Hans rolle der er ikke bare å hilse og få besøkende vennlig, men gir også de første instruksjonene og retningslinjene for organisasjonskulturen og de interne prosessene i selskapet.

3- Dokumenthåndtering

I tillegg til å være personen som mottar og administrerer korrespondansen til sjefen sin, skriver en sekretær, leser, svarer og arkiver de fleste av kortene, varsler, memorandale og e -postmeldinger til arbeidsgiveren hans.

For dette formål bør det håndteres visse applikasjoner av programvare som lar deg forberede mer smidighet og raskt slike dokumenter.

Spesifisiteten til disse kompetansene vil avhenge av hvilken type arbeid som kreves i området det fungerer.

Sekretæren håndterer kontaktdatabasen til sjefen hennes og arkiverer den skriftlige korrespondansen, samt forsamlingsminuttene og andre dokumenter av interesse på kontoret.

Det er sekretæren som normalt tar oppmerksom på sakene som er diskutert i viktige møter.

4- Sensitiv informasjonsstyring (intern og ekstern)

Blant funksjonene som skiller en god sekretær er å håndtere all informasjon som er ekstremt viktig for driften av selskapet eller institusjonen der det fungerer som det fungerer,.

For eksempel må du ha kontroll over juridiske dokumenter som kan være påkrevd av myndighetene når som helst.

Du kan også ha tilgang til miljøinformasjon eller noen av skuespillerne relatert til selskapet. Denne informasjonen må styres på en diskret, effektiv og rettidig måte.

5- Kontororganisasjon

Sekretæren må operere og oppbevare utstyr og kontormøbler i drift: Telefoner, fotokopier, skrivere, projektorer, møbler, filingere, blant andre.

Det er den som bærer kontroll over varelageret av innganger og kontorutstyr. Det holder også fysiske og elektroniske filsystemer i rekkefølge, slik at informasjonen er lett tilgjengelig for når det er nødvendig.

Sekretæren må ha henne rent og organisert arbeidsplass, siden det vanligvis er de første tingene som folk utenfor selskapet ser når de går inn i fasilitetene sine.

6- Utarbeidelse av presentasjoner

Normalt må en leder presentere sine rapporter i form av presentasjoner som gjenopptas og hierarkiserer informasjonen. For denne oppgaven ber han vanligvis om hjelp fra sekretæren.

Personen i sekretariatet må sørge for at informasjonen som vises der riktig gjenspeiler dataene som sjefen din ønsker å dele.

Det må også være oppmerksom at det er en presentasjon uten stavefeil, og at det er i samsvar med selskapets grafiske identitet.

7- Administrativ overvåking

Det er også en sekretærs ansvar å være klar over at retningslinjene og prosedyrene som er nødvendige for å ta vare på eiendelene til selskapet eller institusjonen hun betjener, blir oppfylt.

I henhold til det hierarkiske nivået til sjefen, kan sekretæren validere nøyaktigheten av dataene som gjenspeiler detaljene i budsjettoperasjonene.

En sekretær må håndtere styringskontroll og riktig administrasjon av ressurser på kontoret.

8- Forskyvningsorganisasjon

Hvis sjefen trenger å reise mye for arbeidssaker, vil sekretæren ha funksjonen å organisere alt relatert til forskyvning. Fra anskaffelse av tog- eller flybilletter, overnatting eller ansettelse av en sjåfør eller lokal guide.

9- Kommunikasjon med andre avdelinger

I mange tilfeller er sekretæren ansvarlig for å distribuere eller motta informasjon fra andre avdelinger før de går gjennom sjefen sin. Med dette, unngå en arbeidsoverbelastning til din overordnede, siden det kan syntetisere de viktigste behovene og de som krever mer haster.

Den virtuelle sekretæren

Med fremveksten av online verk oppstår figuren av sekretærene på nett eller virtuelle assistenter.

Disse sekretærene gjør de fleste oppgavene beskrevet ovenfor, men eksternt. I disse tilfellene belaster sekretærene sine tjenester per time eller etter prosjekt.