De 15 viktigste kontorfunksjonene

De kontorfunksjoner som dominerer De er de administrative aktivitetene som utføres av personellet til et selskap, organisasjon eller institusjon, og som er nødvendige for deres drift. Hvis effektivt utføres effektivt, vil resultatene være mye bedre enn om de blir gjort dårlig.

Kontorarbeid har normalt en vanlig plan fra mandag til fredag ​​som begynner 8 eller 9.m. og varer opp til 4 eller 5 p.M, selv om dette varierer i henhold til land eller regioner.

De fleste kontorarbeid krever grunnleggende ferdigheter som: muntlig væskekommunikasjon, evne til å skrive, arkiv og litt erfaring med kontorutstyr som datamaskiner, kopimaskiner, etc.

Avhengig av nivået på stillingen eller ansvaret som påstås, krever det at personen har teknisk, universitets- eller fjerde nivåutdanning.

Hovedkontoret fungerer som dominerer

1- Planlegging

Dette er det første og viktigste av oppgavene siden den består i å definere hvordan organisatoriske metoder og strukturer kan bidra til forretningsplanen.

Det er teknologiske verktøy som hjelper dem, så kan disse metodene spesifiseres i oppgaver blant teammedlemmene, men bare god planlegging kan sikre at alt slutter å legge til forretningsmålet.

For generell planlegging er det nødvendig.

2- Transkripsjons- og/eller rapporteringsrapporter

En oppgave som opptar tiden for de som jobber på et kontor, skriver, i enhver støtte, av rapporter som støtter eller detaljerer deres funksjoner eller som tjener til å forklare blant resten av kollegene detaljene (bakgrunn, fremskritt, resultater, proffer og proffer og proffer og proffer og proffer og Ulemper osv.), Av et bestemt prosjekt.

Disse skriftene fungerer også som en oversikt over aktiviteten til organisasjonen som kontoret tilhører, for fremtidige inspeksjoner eller anmeldelser.

3- Delta på møter

De er møter mellom medlemmene av et arbeidsteam der ideer om de nåværende prosjektene utveksles, nye forslag blir presentert, presentasjoner, rapporter eller rapporter deles.

De har vanligvis målet om å samkjøre alle til stede i retning av et felles mål, tildele roller, oppgaver og frister til hver. De tjener også til å løse ulemper som har oppstått i utførelsen av oppgaver.

De har vanligvis en veldig definert frekvens, varighet og dynamikk. Det som også er snakket i dem, er vanligvis registrert på minutter eller minutter for arkivet ditt.

Noen organisasjoner har daglige møter, ytterligere flere dager per uke, annenhver uke og andre månedlig. Frekvensen av møter avhenger av hvert selskap og deres behov.

4- Programmøter

Det handler om å koordinere dagsordenen til alle mennesker som må være i et møte, slik at de klarer å sammenfalle på et bestemt sted og tid.

Det er en oppgave som kan være overveldende, så å stole på teknologi kan være en god idé. Det er applikasjoner, for eksempel plan, som lar deg programmere møter automatisk, slik at gjestene kan se de tilgjengelige datoene og velge en tidsplan som er praktisk for dem.

5- Sjekk bedrifts-e-post

Det er en oppgave som kan ta lang tid. En Adobe-rapport publisert i 2016, som ble resultatet av en selvadministrert undersøkelse til mer enn tusen arbeidere, avslører at vi passerer i gjennomsnitt 20.5 timer hver uke, sjekk arbeids -e -posten vår.

Klassifiser, lese og svare på e -post, er en veldig vanlig form for kommunikasjon og tillater utveksling av filer og inntrykk relatert til et organisasjonsprosjekt eller prosess.

Selv om selskaper er i det konstante søket etter mer effektive postadministrasjonsskjemaer, er det også applikasjoner som Gmails smarte etiketter.

En annen måte å fremskynde denne oppgaven er å innlemme type e -postmaler, eller tekster som kan sendes med minimale modifikasjoner til forskjellige mottakere og på forskjellige muligheter.

6- Finansstyring

Denne oppgaven må garanteres at penger oppfyller sin livssyklus i kjøp og salg av produkter og tjenester; at alle fakturaer blir sendt, registrert, betalt og sendt. Det er selvfølgelig kontorer der de bare er dedikert til dette.

Denne aktiviteten inkluderer også å holde økonomiske kontoer og juridiske dokumenter oppdatert på en slik måte at det ikke er noen ulemper med de juridiske rammene som angår organisasjonen det gjelder.

7- Logistikk

Denne funksjonen garanterer at alle varer relatert til selskapets arbeid blir transportert fra og til lagerene og kundene. Det inkluderer også å gjøre koblingen med leverandører for å skaffe råvarer for fremstilling av nye produkter.

Målet med denne funksjonen er å sikre at selskapet har i sin besittelse alt som er nødvendig for å opprettholde produksjonen av det gode eller tjenesten som markedsfører.

8- Ring oppmerksomhet

På et kontor er det også nødvendig å svare på telefonen, siden det er et kommunikasjonsmiddel med kunder, leverandører og blant de medarbeiderne selv. 

Selv om det virker som en enkel oppgave, krever det en viss protokoll siden det kan være stemmen som noen utenfor selskapet forbinder med bildet av dette. Derfor er det viktig at høflighetsregler blir respektert, en institusjonell tone opprettholdes, volumet av stemme og ordforrådet som brukes blir moderert.

Et annet viktig faktum, som noen ganger blir oversett når du utfører denne funksjonen, er å skrive ned så mange data som mulig på den andre siden av telefonen; Dette vil mate selskapets kontaktdatabase og la deg overvåke problemet som er diskutert under telefonsamtalen.

9- Arkivorganisasjon

De fleste oppgavene som blir utført på et kontor, genererer noe dokument: fakturaer, notater, minutter, minutter, salgsrapporter osv.

I digital eller papir er det en mengde informasjon som krever at noen katalogiserer den, arkiverer den og beskytter den i henhold til dets viktighetsnivå for virksomheten.

Nettopp dette siste punktet, det av informasjonsbeskyttelsen, er et problem som har blitt en hodepine for mange organisasjoner, slik at verktøy, protokoller og prosedyrer som søker sikkerhet i arkivet og overføringen av overføringen oppstår mer og mer sensitive data i en en organisasjon.

I noen tilfeller ekstern hard plate.

10- Firmaets postdistribusjon

En oppgave som, til tross for at han ikke krever en veldig høy akademisk opplæring, krever god organisering, ansvar og følelse av haster, er fordelingen av korrespondanse på kontoret.

En skisse av noe design, kredittkortet som er sendt av banken, fakturaene til en leverandør eller svarbrevet til en statlig enhet, er noen av dokumentene som enhver ansatt kan vente på og som mange andre prosesser kan avhenge av selskapet.

11- Kundeservice

Denne funksjonen består i fysisk å delta på kunder med tvil eller klager på produktene eller tjenestene som selskapet tilbyr.

12- Utskrift og kopiering av dokumenter

Den består av å skrive ut dokumentene som må lagres fysisk eller kopier av dem må dupliseres eller leveres til selskapets arbeidere.

13- Intervjuer med kandidater

Dette er en av oppgavene med personellutvelgelsesprosessen. De kan tas individuelt eller i en gruppe, det vil si å fokusere på en enkelt kandidat eller flere.

14- Kjøp av forsyninger og kontormateriale

Kontormateriell er viktig for effektiviteten. Skrivesaker, skriverblekk, emballasje eller papir må alltid være tilgjengelig, så det må være noen som har ansvaret for ledelsen.

15- Administrative funksjoner

Administrativ innsats er avgjørende for at et selskap skal opprettholde stabilitet og kan oppnå suksess i virksomhetene. Å være klar over juridiske problemer, papirer og andre byråkratiske tomter er noen av disse funksjonene.

Referanser

1. Audra Bianca (S/F). Kontororganisasjon og planleggingstips. Gjenopprettet fra: Smallbusiness.Kron.com.
2. Biz Trend (2015). 7 kontoroppgaver som kan og bør automatisere. Gjenopprettet fra: er.SBA.Gov.
3. Dewei Caitlin (2016). Hvor mange timer av livet ditt har du kastet bort på e -post med arbeid? Prøv vår deprimerende kalkulator. Gjenopprettet fra: WashingtonPost.com.
4. Laurie Reeves. Liste over jobber som jobber på et kontor. Gjenopprettet fra: arbeid.Kron.com.
5. Hva gjør en kontorassistent. Gjenopprettet etter læring.org.
6. Hva gjør folk i kontorjobber. Gjenopprettet fra: Reddit.com.