Korrespondanseenhetsfunksjoner, struktur, betydning

De Korrespondanseenhet Det er en arbeidsstasjon som mottar, klassifiserer, registrerer og distribuerer intern og ekstern kommunikasjon og dokumenter for alle medlemmer av en organisasjon mellom forskjellige divisjoner. Målet er å sikre at de blir levert til mottakeren effektivt, raskt og under de beste forhold.

Private og offentlige selskaper eller selskaper implementerer dette dokumentstyringsprogrammet for å fremskynde korrespondansekontrollprosesser. Det er en prosess som er integrert i organisasjonsdynamikk og tillater oppnåelse av selskapets mål.

Korrespondanseenheten våker over effektiv og hurtig levering av informasjon i et selskap. Kilde: Pixabay.com

Fra de gamle arkivene til den digitale tidsalderen har metoden for organisering av denne avdelingen formål å gi enkel tilgang til dokumentarinformasjonen om interesse og beskytte kontrollpostene, filene, manualene for prosedyrer og hele selskapet til selskapet i fysisk og/eller digitalt format.

Det er for øyeblikket utviklet programvare for å akselerere dokumenthåndtering, som har påvirket miljømiljøet positivt, siden den fysiske filen har en tendens til å forsvinne og papirkonsum unngås.

På samme måte blir levering eller mottak av korrespondanse gjort mer dynamisk og fremskyndes gjennom intranettet og ekstranettet.

[TOC]

Funksjoner

Korrespondanseenheten har spesifikke funksjoner rettet mot å dokumentere, organisere og distribuere på en effektiv måte korrespondansene som inneholder informasjon som ligger i virksomheten eller tjenesten som tilbys, samt all viktig dokumentasjon for støtte fra administrativ og organisatorisk aktivitet.

Blant de spesifikke funksjonene til korrespondanseenheten er følgende:

- Kontroller innreise og utkjøring av dokumenter.

Kan tjene deg: de 10 mest populære Jalisco -legendene

- Distribuere kommunikasjon til de tilsvarende områdene.

- Behandle korrespondanse og kommunikasjon som genereres internt og eksternt.

- Digitaliser dokumenter.

- Bestille, klassifisere og beskrive dokumentene i selskapets dokumentarfond.

- Bevare og kontrollere dokumentarproduksjonen.

- Tilordne påfølgende tall til korrespondansen som er produsert eller mottatt (stråling).

- Velg dokumenter og kommunikasjon som må bevares og overføre dem til det sentrale arkivet.

Struktur

Korrespondanseenheten er organisert i henhold til størrelsen og egenskapene til selskapet eller institusjonen. Det avhenger vanligvis av et hovedkvarter som deler seg inn i to underenheter: en inngang og en ut av avkjørsel.

Hver underenhet har spesifikke funksjoner som er orientert mot administrasjonen og kontrollen av alt som har å gjøre med både intern og ekstern korrespondanse. Denne typen enheter av strukturering som følger:

Ledelse

Definer forskriftene og retningslinjene som rasjonaliserer, normaliserer og regulerer produksjonen av dokumenter, distribusjonsmetodene, forsendelsen og mottakelsen av korrespondansen og oppdragene til medlemmene i avdelingen. Det vil si på en koordinert måte de genererer prosessen med dokument- og arkivhåndtering og dens effektive systematisering.

Korrespondanse underenhet

Det er ansvarlig for å implementere distribusjons- og kontrollmetodene i dokumentstyringsområdet på grunnlag av retningslinjene og forskriftene som er fastsatt av selskapet. Dette er delt inn i:

Inngangskorrespondanse

Dette er dokumentene som ankommer og er rettet mot institusjonens forskjellige avdelinger. På dette området blir dokumentene mottatt. Før forsegling av etterlevelsen av mottakelsen, må det verifiseres at:

- Er faktisk for institusjonen eller selskapet.

- Saken er iboende for institusjonen eller selskapet.

- Er behørig forseglet og signert.

Kan tjene deg: Piktografisk skriving: opprinnelse, egenskaper og eksempler

- Vedleggene, hvis de eksisterer, er komplette. Hvis de ikke er det, må kravet umiddelbart fremmes til emitteren av skriftlig eller verbal form.

- Selet til underenheten med dato og klokkeslett for mottak er plassert.

Kontroll og levering

Deretter klassifiseres dokumentene ved å plassere symbolet som tilsvarer avdelingen der det må sendes. Registrering gjøres i samsvar med hovedkontrolldataene, som resepsjonsdato, avdelingen som det er ment, registreringskontrollnummer og de opprinnelige avsenderdataene.

Etter dette stadiet med dokumentasjon og klassifisering, videreføres distribusjonen, som består i å gjøre hver avdeling eller avhengighet av korrespondansen. Nevnte avdelingen vil fortsette å sette anerkjennelse av mottatt og kompatibel.

I tilfelle det er bestemt at et dokument ikke er rettet mot institusjonen eller ikke er innenfor dets konkurranse.

Avslutt korrespondanse

Dette området er ansvarlig for å motta korrespondanse og dokumenter fra hver av avdelingene i selskapet eller institusjonen og organisere dem basert på deres destinasjon. Han vil gjøre kontoret på relevante veier når de validerer følgende:

- Dokumenter må skrives i institusjonell papir.

- Dokumentene må signeres (både originalen og kopien).

- Vedlegg må festes.

- Mottakeren og adressedataene må være riktige.

- Kontroll- og utgangsposten må vises med dato og kode.

Etter å ha gjennomgått og godkjent dataene og egenskapene som er etablert for frakt, fortsett å gi mottaksbevis.

Dette området påtar seg ansvaret for utsendelse og levering til destinasjonene etter å ha klassifisert dem i henhold til veien (per post, personlig eller direkte, gjennom en utveksling, blant andre).

Det kan tjene deg: Atacames -kultur

Konvoluttene vil bli merket og dokumentene de inneholder i leverings- eller fakturakontrollene i henhold til ruten de sender vil bli identifisert. Du må returnere en kopi av de forseglede og signerte dokumentene som kvittering av kvittering.

Endelig blir de arkivert i alfabetisk, numerisk, tematisk eller kronologisk rekkefølge for å utføre utdatingsregistreringen og etablere kontroll.

Betydning

Korrespondanseenheten er et følsomt og høyt konfidensielt område. Det avhenger av at forhold og kommunikasjon i og utenfor institusjonen blir utført effektivt og betimelig.

Betydningen av korrespondanseenhet hviler på at dette er den som må garantere bevaring, varetekt og bevaring av dokumentene som utgjør minnet om institusjonen eller selskapet.

Hovedmålet er å gi tilgang til den skriftlige informasjonen som håndteres i enheten.

Referanser

1. "Correspondence Unit" ved University of Santiago de Cali. Hentet 8. juli 2019 fra University of Santiago de Cali: USC.Edu.co
2. Gutiérrez, e. "4 trinn for å danne og organisere filene riktig av bedriften din" i er ikke papirer. Hentet 8. juli 2019, de er ikke papirer: usonpapeles.com
3. Escobar, c. "Dokumentorganisasjon" i aktiviteter. Hentet 8. juli 2019 fra aktiviteter: Blogspot.com
4. “Intern fil og korrespondanseforordning” i de nasjonale brannmannskapene i Colombia. Hentet 8. juli 2019, National Fire Department of Colombia: Brannmenn.Mininterior.Gov.co
5. “Korrespondanse- og arkivenhetene i den føderale offentlige sektoren“ Technological and Higher Studies Institute of Monterrey. Hentet 9. juli 2019 fra Technological and Higher Studies Institute of Monterrey: ITESM.MX